2 ขั้นตอนในการวัดผล e⁃Learning อย่างมีประสิทธิภาพ

ในการประเมินผลการลงทุนสร้างระบบ e-Learning เพื่อพัฒนาองค์กร มักเป็นปัญหาที่หลายๆคนปวดหัว เพราะการประเมินผลจากระบบการเรียนออนไลน์ของพนักงานไม่สามารถนำมาวัดผลเป็นตัวเลขยอดขายที่เติบโตขึ้นได้อย่างชัดเจน

ซึ่งแต่ละองค์กรต่างมีอัตลักษณ์ที่แตกต่างกัน ดังนั้น เพื่อความสะดวกในการประเมินผลชี้วัดจึงขอแบ่งออกเป็น 2 ขั้นตอนกว้างๆ ดังนี้

ขั้นตอนที่ 1 : การสร้างแรงผลักดัน

ในช่วงเริ่มต้นของการดำเนินโครงการควรเน้นที่การติดตามการใช้ระบบของพนักงาน ให้พนักงานเข้ามาใช้งานระบบให้มากที่สุดเพื่อเก็บข้อมูล ต้องดูว่าพนักงานมีการใช้ e-Learning เป็นไปตามวัตถุประสงค์เบื้องต้นที่เรากำหนดหรือไม่ เช่น จำนวนพนักงานที่ Log in , เมื่อพนักงาน Log in แล้วได้เข้าไปเรียนรู้ในระบบหรือไม่ เป็นต้น

ตัวอย่างของข้อมูล ที่สามารถเก็บเพื่อมาวิเคราะห์ผลได้ เช่น จำนวนนักเรียนลงทะเบียน นักเรียนที่เข้าใช้งาน commentต่างๆ จำนวนบทเรียนที่อัพโหลด โดยแบ่งออกเป็นช่วงเวลาต่างๆตามตาราง

ขั้นตอนที่ 2 : การประเมินผลตอบรับจากผู้ใช้ระบบ

หลังจากผ่านช่วงเริ่มต้นไปแล้วถึงเวลาที่จะต้องทำการประเมินผลและวิเคราะห์เพื่อลงรายละเอียดมากขึ้น ซึ่งหากเรามีการใช้การเรียนออนไลน์กับการฝึกอบรมออฟไลน์ก็ควรมีการประเมินผลส่วนของออฟไลน์เพิ่มเติมด้วยในขั้นตอนนี้

ในการประเมินของขั้นตอนนี้เราจะใช้ ตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI) ซึ่งเป็นวิธีวัดเชิงตัวเลขในการติดตามความคืบหน้าของโครงการต่างๆ KPI ย่อมาจาก Key Performance Indicator เป็นดัชนีชี้วัดผลงานหรือความสำเร็จของงาน โดยเทียบผลการปฏิบัติงานกับเป้าหมายหรือมาตรฐานที่ตกลงกันไว้ นอกจากจะใช้ประเมินผลการทำงานของพนักงานได้แล้ว ยังสามารถใช้วัดและประเมินความก้าวหน้าขององค์กรได้อีกด้วย ดังนั้นจึงเหมาะสมที่จะนำมาใช้ในการประเมินประสิทธิภาพของระบบ e-Learning ได้ดี

สำหรับตัวชี้วัดผลการดำเนินงานที่ดีควรมีความเหมาะสม และเป็นที่น่าเชื่อถือ และสามารถวัดได้อย่างเป็นรูปธรรม ซึ่ง KPI ควรจะแตกต่างกันไปในแต่ละตำแหน่งหรือแผนก เนื่องจากวัตถุประสงค์หรือรายละเอียดในแต่ละแผนกมีความแตกต่างกัน

KPI นั้นมีหลากหลายมากมายสามารถใช้ในการประเมินผลติสำหรับโปรแกรมการฝึกอบรม ตัวอย่างเช่น จำนวนพนักงานที่ทำงานเสร็จ จำนวนพนักงานที่ทำงานไม่เสร็จตามกำหนด เปรียบเทียบกำไรของบริษัทก่อนการฝึกอบรมและหลังการฝึกอบรม จำนวนผลผลิตก่อนและหลังการฝึกอบรม เป็นต้น โดยการเลือกนำ KPI มาใช้ประเมินจำเป็นต้องเลือก KPI ที่เหมาะสมและมีความเกี่ยวข้องสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของธุรกิจอย่างแท้จริง ไม่ฉะนั้นแล้วการวัดผลอาจจะไม่เกิดประโยชน์หรือสะท้อนความเป็นจริงได้

ตัวอย่างในการเลือก KPI ที่สอดคล้องกับเป้าหมายของวัตถุประสงค์ เช่น

เป้าหมายทางธุรกิจของบริษัท : ในไตรมาสที่ 4 ฝ่ายขายจะต้องสามารถเพิ่มยอดขาย 15% จากไตรมาสที่ 3

ดังนั้นการตั้งเป้าหมายของการฝึกอบรมจะต้องสอดคล้องกัน เช่น ภายในไตรมาสที่ 4 พนักงานฝ่ายขายทุกคนจะต้องผ่านการฝึกอบรมเทคนิคการขายรูปแบบใหม่ เป็นต้น

นอกจากนี้เราสามารถที่จะตั้งวัตถุประสงค์ในการเรียนของแต่ละหลักสูตรเพิ่มเติมไปด้วยได้ เช่น เมื่อจบคอร์สเรียนการสร้างความประทับใจกับลูกค้า อาจจะตั้งเป้าหมายหลังการเรียนจบคือการเข้าไปเยี่ยมลูกค้าและสร้างความประทับใจโดยวัดเป็นจำนวนตัวเลขของลูกค้าที่เข้าพบและปรับใช้จากสิ่งที่ได้เรียนรู้มา ซึ่งแต่ละหลักสูตรสามารถมีวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายของการเรียนได้มากกว่าหนึ่งอย่างแต่ควรมีความสัมพันธ์ซึ่งกันและกัน

แล้วต้องทำยังไง KPI ถึงจะได้ผลดี?

การจะทำ KPI ให้ได้ผล ตัวชี้วัดผลการทำงานต้องมีความเหมาะสม และโน้มน้าวให้ทุกคนเชื่อถือได้ โดยหลักที่มักจะเอามาใช้กันก็คือ SMART KPI ซึ่งความหมายที่อยู่ในแต่ละตัวของคำว่า SMART คือ

S - Specific: มีความเฉพาะเจาะจง

M - Measurable: วัดผลได้จริงแบบเป็นรูปธรรม

A - Attainable: สมเหตุสมผล สามารถทำได้จริง

R - Relevant: เป็นไปในทิศทางเดียวกับเป้าหมายที่ตั้งไว้

T - Timely: มีกรอบระยะเวลาชัดเจน

ขอยกตัวอย่างสำหรับเป้าหมายของหลักสูตรที่มุ่งเน้นประสิทธิภาพของการเข้าเยี่ยมลูกค้า

S - Specific: มีความเฉพาะเจาะจง : มุ่งเน้นที่ความสำเร็จของการเยี่ยมลูกค้า

M - Measurable: วัดผลได้จริงแบบเป็นรูปธรรม : คือการวัดผลหลังจากการเข้าเยี่ยมลูกค้าแล้วสามารถปิดยอดขายได้ เช่น เข้าเยี่ยมลูกค้า 20 คน สามารถปิดยอดขายได้ 10 คน ก่อนเรียน ภายหลังเรียนเทคนิคดังกล่าวแล้วเข้าเยี่ยมลูกค้า 20 คน สามานถปิดยอดขายได้ 15 คน แปลว่ามีความสามารถในการปิดยอดขายเพิ่มขึ้น 25% เป็นต้น

A - Attainable: สมเหตุสมผล สามารถทำได้จริง : % ของความสำเร็จของการเข้าเยี่ยมลูกค้าควรมีความเหมาะสม หากองค์กรที่มีจำนวนของลูกค้าที่สูงกว่าปกติ การตั้งเป้าเพิ่มขึ้นเป็น% อาจจะทำให้เกิดตัวเลขที่ผิดจากความเป็นจริงได้

R - Relevant: เป็นไปในทิศทางเดียวกับเป้าหมายที่ตั้งไว้ : จำนวนของลูกค้าที่ปิดยอดขายสำเร็จมีความสอดคล้องกับวัตถุประสงค์หลักของบริษัทคือการเพิ่มยอดขาย
T - Timely: มีกรอบระยะเวลาชัดเจน : เช่นวัดผลในระยะเวลา 1 เดือนเป็นต้น หากเราไม่กำหนดกรอบเวลาจะไม่สามารถประเมินผลอะไรได้เลย พนักงานขายก็จะขายไปเรื่อยๆ ไม่มีขอบเขตที่ชัดเจน

เมื่อทีมขายสามารถบรรลุเป้าหมายดังกล่าวแล้ว ก็ควรจะช่วยสร้างยอดขายให้เพิ่มขึ้นได้ แต่ถ้าหากไม่เป็นเช่นนั้นควรที่จะต้องวิเคราะห์เพื่อหาเหตุผลถึงสาเหตุต่าง เพื่อพัฒนาหลักสูตรหรือแนวทางต่อไป ทั้งนี้สิ่งสำคัญของโครงการ e-Learning คือการพัฒนาอยู่เสมอ ไม่ว่าผลของการฝึกอบรมจะได้ผลที่ดีหรือไม่ก็ตาม

ผู้ดูแลระบบควรเก็บข้อมูลความคิดเห็นของผู้เรียนอยู่เสมอ ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญในการช่วยให้คุณเพิ่มประสิทธิภาพโปรแกรมการฝึกอบรมให้มีประสิทธิภาพสูงสุด

เรียบเรียงโดย : froggenius.com
อ้างอิงจาก : https://blog.jobthai.com/ และ https://accelerole.com/>