การทำงานในปัจจุบันจำเป็นต้องมีการพัฒนาทรัพยากรต่าง ๆ อาทิ บุคลากร หรือแนวทางการทำงาน ให้ทันสมัยและพร้อมสำหรับการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ ดังนั้น การจัดทำแผนพัฒนาบุคลากรที่มีความสอดคล้องกับความต้องการ คือกุญแจสำคัญที่ทำให้องค์กรพัฒนาอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งบุคลากรเองจำเป็นต้องมีการพัฒนาตัวเองควบคู่ไปกับการที่องค์กรพัฒนา ด้วยการปฏิบัติตามแผนพัฒนาตนเองรายบุคคลหรือ Individual Development Plan ที่ออกแบบมาให้เหมาะสมกับบุคลากรแต่ละคนมากที่สุด
บทความนี้จะพามาทำความเข้าใจว่า Individual Development Plan หรือ IDP คืออะไร มีความสำคัญต่อองค์กรและพนักงานอย่างไรบ้าง รวมถึงขั้นตอนการออกแบบและพัฒนา IDP ที่มีประสิทธิภาพสำหรับธุรกิจ
IDP คืออะไร?
IDP ย่อมาจาก Individual Development Plan คือแผนปฏิบัติการ หรือกรอบแนวทาง ที่เกิดจากความร่วมมือระหว่างพนักงานและหัวหน้างาน เพื่อกำหนดเป้าหมายการพัฒนาที่ชัดเจน โดยเชื่อมโยงเป้าหมายส่วนบุคคลเข้ากับเป้าหมายขององค์กร ภายในแผนจะระบุถึงทักษะที่ต้องพัฒนา แนวทางการเรียนรู้ ทรัพยากรที่ต้องการ และกรอบเวลาที่วัดผลได้ มีวัตถุประสงค์เพื่อช่วยให้การพัฒนาบุคลากรเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
IDP มีความสำคัญต่อองค์กรอย่างไร?
IDP หรือแผนพัฒนาตนเองรายบุคคล คือกลยุทธ์สำคัญในการสร้างการเติบโตให้แก่องค์กร จากการพัฒนาบุคลากรให้มีความรู้ความสามารถ ซึ่งก่อให้เกิดประโยชน์ต่อองค์กรดังนี้
-
เพิ่มทักษะให้สอดคล้องกับเป้าหมายองค์กร
แผน IDP ถูกออกแบบให้สอดคล้องกับเป้าหมายองค์กร เพื่อช่วยเติมเต็มทักษะที่บุคลากรยังขาด (Skill Gap) ซึ่งจะช่วยให้พนักงานทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และกลายเป็นกำลังสำคัญในการขับเคลื่อนองค์กรได้เป็นอย่างดี
-
สร้างความผูกพันระหว่างพนักงานและองค์กร
การมี Individual Development Plan คือตัวช่วยที่ส่งเสริมให้พนักงานนำความรู้และทักษะมาสร้างคุณค่าให้แก่องค์กรได้อย่างเต็มศักยภาพ เมื่อพนักงานตระหนักถึงคุณค่าในตนเอง ย่อมก่อให้เกิดความผูกพัน (Engagement) และความภักดีต่อองค์กร
-
ส่งเสริมความก้าวหน้าในตำแหน่งหน้าที่
แผนพัฒนารายบุคคล ยังช่วยให้พนักงานมั่นใจว่า ตนเองมีทักษะที่จำเป็นพร้อมสำหรับการเติบโตในหน้าที่การงาน เป็นการส่งเสริมทั้งประสิทธิภาพการทำงานในปัจจุบัน และเปิดโอกาสให้บุคลากรได้พัฒนาตนเองไปสู่เป้าหมายที่ตั้งใจไว้ได้สำเร็จ
-
ลดอัตราการลาออกของพนักงาน
เมื่อพนักงานเห็นอนาคตที่ชัดเจนจากการพัฒนาทักษะ และรู้สึกว่าองค์กรให้ความสำคัญกับพวกเขา ย่อมเป็นเหตุผลสำคัญที่ทำให้พนักงานเลือกอยู่กับองค์กรในระยะยาว ซึ่งส่งผลโดยตรงต่อการลดอัตราการลาออก (Turnover Rate)
ผู้ที่มีบทบาทในการสร้างแผนพัฒนารายบุคคล IDP
-
ผู้บริหารระดับสูง
จุดเริ่มต้นของแผน Individual Development Plan มาจากการให้ความสำคัญของผู้บริหารระดับสูง ซึ่งมีบทบาทในการเปลี่ยน IDP ให้เป็นเครื่องมือเชิงกลยุทธ์ขององค์กร ดังนี้
-
การกำหนดทิศทางเชิงกลยุทธ์: กำหนดทิศทางการพัฒนาบุคลากรให้สอดคล้องกับเป้าหมายทางธุรกิจและวิสัยทัศน์ขององค์กร
-
การสร้างวัฒนธรรมแห่งการเรียนรู้: สื่อสารและแสดงให้เห็นอย่างชัดเจนว่าองค์กรให้ความสำคัญกับการพัฒนาบุคลากรเป็นอันดับต้น ๆ
-
การจัดสรรงบประมาณและทรัพยากร: อนุมัติและสนับสนุนงบประมาณที่จำเป็นสำหรับกิจกรรมการพัฒนาต่างๆ เช่น โปรแกรมฝึกอบรมสำหรับการเรียนรู้ในระบบ e-Learning เทคโนโลยีการเรียนรู้ หรือการจ้างผู้เชี่ยวชาญ
-
การเป็นแบบอย่างที่ดี (Leading by Example): แสดงให้เห็นถึงความมุ่งมั่นในการพัฒนาตนเอง เพื่อเป็นแรงบันดาลใจให้แก่พนักงานในทุกระดับ
ผู้บังคับบัญชา/หัวหน้างาน
หัวหน้างาน หรือผู้บังคับบัญชา คือผู้ที่มีความใกล้ชิดกับพนักงานมากที่สุด มีความเข้าใจในเนื้องานและเห็นศักยภาพของพนักงาน จึงมีบทบาทสำคัญในการให้คำแนะนำและสนับสนุนให้แผน IDP เกิดขึ้นได้จริง โดยมีหน้าที่หลัก ๆ ในกระบวนการ ดังนี้
- การให้ Feedback: ให้ความเห็นเกี่ยวกับผลการปฏิบัติงาน จุดแข็ง รวมถึงทักษะที่ควรพัฒนาเพิ่มเติม
- การให้คำปรึกษา: ช่วยเหลือพนักงานในการกำหนดเป้าหมายให้ชัดเจน สอดคล้องกับเป้าหมายของทีมและองค์กร
- การติดตามความคืบหน้า: ติดตามผลการพัฒนาตามแผน IDP อย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้คำแนะนำ หรือปรับเปลี่ยนแผนให้เหมาะสม
- การจัดสรรทรัพยากร: สนับสนุนทรัพยากรที่จำเป็นต่อการพัฒนา เช่น การมอบหมายโครงการที่ท้าทาย หรือการจัดหาพี่เลี้ยง (Mentor)
พนักงาน
หัวใจหลักของการทำ IDP คือพนักงาน เพราะเป็นผู้ที่รู้ดีที่สุดว่าตนเองมีจุดแข็ง จุดที่ควรพัฒนา มีความสนใจ และต้องการเติบโตไปในทิศทางใด โดยมีหน้าที่และบทบาทดังนี้
-
การประเมินตนเอง (Self-Assessment): สำรวจและวิเคราะห์ทักษะ ความสามารถ และความสนใจของตนเองอย่างตรงไปตรงมา
-
การกำหนดเป้าหมายในสายอาชีพ (Career Goal Setting): ตั้งเป้าหมายการเติบโตทั้งในระยะสั้นและระยะยาว
-
การวางแผนเบื้องต้น: คิดและเสนอแนวทางการพัฒนาที่เหมาะสมกับตนเอง
-
ความมุ่งมั่นในการพัฒนา: ลงมือปฏิบัติตามแผนที่วางไว้และติดตามความคืบหน้าของตนเองอย่างสม่ำเสมอ
เจ้าหน้าที่ทรัพยากรบุคคล
ฝ่ายทรัพยากรบุคคล หรือ HR มีหน้าที่ในการสร้างและดูแลภาพรวมของกระบวนการ IDP ทั้งหมดในองค์กร เพื่อให้เป็นไปในมาตรฐานเดียวกัน โดยจะรับผิดชอบในกระบวนการต่าง ๆ ดังนี้
-
การออกแบบกระบวนการและเครื่องมือ: จัดทำแบบฟอร์ม คู่มือ รวมถึงเครื่องมือที่จำเป็น เพื่อให้พนักงานและหัวหน้างานใช้งานได้ง่าย
-
การให้ความรู้: จัดอบรมหรือสื่อสารเพื่อให้ทุกคนในองค์กรเข้าใจถึงวัตถุประสงค์และความสำคัญของ IDP
-
การเป็นที่ปรึกษา: ให้คำแนะนำแก่ผู้ที่เกี่ยวข้องเกี่ยวกับแนวทางการพัฒนาในรูปแบบต่าง ๆ
-
การเชื่อมโยงกับระบบอื่น: นำข้อมูลจาก IDP ไปเชื่อมโยงกับระบบการบริหารทรัพยากรบุคคลอื่น ๆ เพื่อให้จัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ขั้นตอนการทำ IDP หรือแผนพัฒนารายบุคคล มีอะไรบ้าง?
เมื่อเรามองเห็นภาพตรงกันแล้วว่า IDP คืออะไร มีความสำคัญอย่างไร ต่อไปคือการลงมือออกแบบแผน Individual Development Plan ให้ใช้งานได้จริงและมีประสิทธิภาพ ผ่าน 3 ขั้นตอนหลัก ดังนี้
1. Assessment (การประเมิน)
องค์กรต้องทบทวนเป้าหมายและทิศทาง ก่อนประเมินพนักงานรายบุคคลเพื่อค้นหาช่องว่างทางทักษะ โดยพิจารณาจากจุดแข็งและจุดที่ควรพัฒนา จากทั้งมุมมองของตัวพนักงานเอง (Self-Assessment) และความคิดเห็นของผู้บังคับบัญชา (Manager Assessment) กระบวนการนี้จะช่วยระบุทักษะที่จำเป็นต้องพัฒนาเพิ่มเติมให้ชัดเจนขึ้น ซึ่งครอบคลุมทั้งทักษะเฉพาะทาง เช่น การใช้โปรแกรมต่างๆ และทักษะเชิงบุคคล เช่น การคิดวิเคราะห์หรือการสื่อสารที่ยังไม่บรรลุเป้าหมาย เพื่อให้เห็นภาพตรงกันว่าพนักงานต้องเสริมทักษะใดเพื่อจะเติบโตทันไปพร้อมกับองค์กรได้
2. Acquire (การกำหนด)
หลังจากระบุช่องว่างทางทักษะ (Skill Gap) ได้แล้ว ขั้นต่อไปคือการออกแบบวิธีการพัฒนาและเรียนรู้ให้ตอบโจทย์พนักงานแต่ละคน เนื่องจากพนักงานมีรูปแบบการเรียนรู้ที่ถนัดแตกต่างกัน องค์กรจึงควรใช้วิธีการเรียนรู้แบบผสมผสาน (Blended Learning) เพื่อให้ครอบคลุมและเกิดประสิทธิภาพสูงสุด ตัวอย่างเช่น การอบรมเวิร์กชอปสำหรับผู้ที่ชอบลงมือทำ หรือการเรียนในห้องเรียนควบคู่ไปกับการเรียนรู้ออนไลน์ด้วยตนเอง สำหรับผู้ที่ต้องการความยืดหยุ่น ภายใต้กรอบงบประมาณและระยะเวลาที่องค์กรกำหนดไว้
3. Apply (การประยุกต์ใช้)
ตัวชี้วัดความสำเร็จของการอบรมที่แท้จริง คือการที่พนักงานสามารถนำความรู้มาประยุกต์ใช้กับงานจริงได้ องค์กรจึงควรมอบหมายโครงการหรือโจทย์งานที่เปิดโอกาสให้พนักงานได้ทดลองใช้ทักษะใหม่ พร้อมทั้งมีการให้ฟีดแบค (Feedback) อย่างสม่ำเสมอจากหัวหน้างาน เพื่อประเมินพัฒนาการของพนักงานและวางแผนการสนับสนุนในขั้นต่อไป
ประโยชน์ของแผนพัฒนารายบุคคล หรือ IDP มีอะไรบ้าง?
จากที่กล่าวมาทั้งหมด จะเห็นได้ว่า แผนพัฒนารายบุคคล คือเครื่องมือสำคัญที่ช่วยขับเคลื่อนศักยภาพของบุคลากรและองค์กรให้เติบโตอย่างเป็นระบบ ซึ่งประโยชน์ของ IDP นั้นมีดังนี้
ระดับรายบุคคล
-
การปรับปรุง (To Improve): แผนพัฒนารายบุคคล ช่วยให้องค์กรและพนักงานมองเห็น "จุดที่ควรพัฒนา" ได้อย่างชัดเจน และสามารถวางแผนเพื่อปรับปรุงแก้ไขได้อย่างตรงจุด ทำให้พนักงานมีความพร้อมรับมือกับเทรนด์การทำงานที่เปลี่ยนแปลงไปอยู่เสมอ
-
การพัฒนา (To Develop): IDP ช่วยต่อยอดความรู้และทักษะ ที่พนักงานมีอยู่ให้แข็งแกร่งยิ่งขึ้น โดยเปลี่ยนทักษะที่พอทำได้ ให้กลายเป็นทำได้ดี และยกระดับทักษะที่เชี่ยวชาญอยู่แล้ว ให้ไปสู่ระดับที่สามารถถ่ายทอดให้ผู้อื่นได้ (Expertise)
-
การเตรียมความพร้อม (To Prepare): การวางแผนพัฒนาพนักงานผ่าน IDP คือการลงทุนเพื่อเตรียมบุคลากรให้พร้อมสำหรับตำแหน่งงานและความรับผิดชอบที่สูงขึ้น ซึ่งช่วยลดความกดดันเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงตำแหน่ง และเพิ่มศักยภาพขององค์กรจากบุคลากรเดิมที่มีอยู่
ระดับหน่วยงาน/หัวหน้างาน
-
การทดแทนงาน (Work Replacement): การฝึกอบรมช่วยพัฒนาทักษะของบุคลากรให้มีความรอบด้านมากขึ้น (Multi-skilled) ทำให้องค์กรมีความยืดหยุ่นสูง สามารถหมุนเวียนงาน หรือมอบหมายให้ทำงานทดแทนกันได้ในสถานการณ์จำเป็น
-
ผลงานของหน่วยงาน (Department Performance): เมื่อบุคลากรได้รับการพัฒนาศักยภาพอย่างต่อเนื่อง ย่อมส่งผลโดยตรงต่อประสิทธิภาพในการปฏิบัติงาน ซึ่งเมื่อผลงานของพนักงานแต่ละคนดีขึ้น ก็จะยกระดับผลการดำเนินงานของทั้งหน่วยงานให้สูงขึ้นตามไปด้วย
-
คุณภาพชีวิตการทำงาน (Quality of Work Life): เมื่อพนักงานในทีมมีศักยภาพสูงขึ้นและทำงานได้หลากหลาย จะช่วยให้สามารถบริหารจัดการภาระงาน (Workload Management) ได้อย่างสมดุล ลดปัญหาภาระงานหนักที่พนักงานคนใดคนหนึ่ง ซึ่งส่งผลดีต่อคุณภาพชีวิตและความพึงพอใจในการทำงานของทีมโดยรวม
ระดับองค์กร
-
ผลงาน/ความสำเร็จขององค์กร (Corporate Performance): IDP ช่วยพัฒนาศักยภาพของพนักงานให้เติบโตในทิศทางเดียวกับเป้าหมายองค์กรโดยตรง องค์กรจึงได้บุคลากรที่มีคุณภาพพร้อมขับเคลื่อนธุรกิจให้บรรลุผลสำเร็จและเติบโตได้อย่างยั่งยืน
-
การมีส่วนร่วมในองค์กร (Corporate Engagement): การลงทุนผ่านแผน IDP คือการส่งสารที่ชัดเจนว่าองค์กรไม่ได้มองพนักงานเป็นเพียง "ทรัพยากร" แต่เห็นคุณค่าในฐานะ "บุคลากร" ที่พร้อมจะเติบโตไปด้วยกัน การให้ความสำคัญกับการเติบโตรายบุคคลนี้ คือหัวใจหลักที่สร้างความรู้สึกผูกพันและการมีส่วนร่วมให้เกิดขึ้นในองค์กร
-
ความได้เปรียบในการแข่งขัน (Competitive Advantage): พนักงานที่ได้รับการพัฒนาอย่างต่อเนื่องจะสามารถสร้างสรรค์นวัตกรรมและปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ซึ่งนำไปสู่การสร้างผลกำไรที่เหนือกว่าโดยใช้ทรัพยากรอย่างคุ้มค่าสูงสุด
โดยสรุป IDP คือเครื่องมือเชิงกลยุทธ์ที่ออกแบบมาเพื่อยกระดับศักยภาพของพนักงานเป็นรายบุคคล ซึ่งสร้างประโยชน์สองทางคือ สร้างความได้เปรียบในการแข่งขันให้องค์กร และในขณะเดียวกันก็ช่วยสร้างเส้นทางการเติบโตที่ชัดเจนให้พนักงาน
เพื่อให้แผน IDP เกิดผลลัพธ์ที่เป็นรูปธรรม การเลือกแพลตฟอร์มการเรียนรู้ออนไลน์ หรือ ระบบ LMS (Learning Management System) ที่ยืดหยุ่น ปรับแต่งให้รองรับผู้เรียนที่หลากหลายได้ง่าย มาประยุกต์ใช้ในองค์กร ไม่เพียงแต่ช่วยประหยัดเวลาและทรัพยากรเท่านั้น แต่ยังรองรับการเรียนรู้ที่หลากหลาย รวมถึงสามารถวัดผลความก้าวหน้าได้อย่างเป็นระบบ
FROG GENIUS ในฐานะผู้เชี่ยวชาญด้าน Educational Solution ออกแบบและพัฒนา Learning Management System ที่เข้าใจในความต้องการขององค์กร ด้วยประสบการณ์ในการสร้างสรรค์ระบบที่เน้นให้ "เข้าถึงง่าย ปรับแต่งได้ และใช้งานสะดวก" พร้อมโซลูชันแบบ All-in-One ที่สามารถเชื่อมต่อกับระบบบริหารจัดการอื่น ๆ เพื่อให้การพัฒนาและประเมินผลบุคลากรเป็นเรื่องง่ายและมีประสิทธิภาพ
