รู้จัก Skill Matrix คืออะไร พร้อมวิธีการสร้าง

ปัจจุบัน ทักษะและความรู้ในการทำงานถือเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่งในการพัฒนาบุคลากรให้ตอบโจทย์ความต้องการขององค์กร แต่ในความเป็นจริง มนุษย์แต่ละคนย่อมมีทักษะหรือความเชี่ยวชาญที่แตกต่างกัน หากองค์กรไม่สามารถระบุได้อย่างชัดเจนว่าพนักงานแต่ละคนมีความชำนาญในด้านใดบ้าง ก็จะทำให้การมอบหมายงานให้เหมาะสมกับพนักงานแต่ละคนเป็นไปได้ยาก และขาดโอกาสในการดึงศักยภาพของพนักงานออกมาใช้อย่างเต็มที่ ดังนั้น องค์กรจึงควรประเมินทักษะของพนักงานผ่านเครื่องมือที่เรียกว่า Skill Matrix ซึ่งจะช่วยรวบรวมข้อมูล วิเคราะห์จุดแข็งจุดอ่อนของบุคลากรได้อย่างแม่นยำ

ในบทความนี้ จะพาทุกท่านไปทำความรู้จักว่า Skill Matrix คืออะไร ทำไมองค์กรจึงควรให้ความสำคัญ พร้อมทั้งตัวอย่างการทำ Skill Matrix ที่สามารถนำไปปรับใช้ได้จริงในองค์กร เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด

Skill Matrix คืออะไร

Skill Matrix แปลว่า ตารางทักษะ เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการประเมินและแสดงภาพรวมทักษะ ความสามารถ รวมถึงระดับความเชี่ยวชาญของพนักงานแต่ละคนในทีมหรือองค์กร ในรูปแบบของตารางระบุรายชื่อพนักงาน เทียบกับทักษะที่จำเป็นในการทำงาน พร้อมทั้งให้คะแนนหรือสัญลักษณ์เพื่อบ่งชี้ระดับความสามารถในแต่ละทักษะ ทำให้องค์กรสามารถมองเห็นจุดแข็งหรือช่องว่างทางทักษะของทีมได้อย่างชัดเจน เป็นประโยชน์ต่อการวางแผนพัฒนาบุคลากร การมอบหมายงาน การสรรหาพนักงานใหม่ให้เหมาะสมกับความต้องการขององค์กร

วิธีการสร้าง Skill Matrix สำหรับองค์กรหรือทีม

1. จดบันทึกทักษะทั้งหมดที่องค์กรหรือทีมของคุณต้องการ

การสร้าง Skill Matrix ที่มีประสิทธิภาพ คือการเริ่มต้นจากความเข้าใจในทักษะที่จำเป็นต่อการเติบโตของธุรกิจ สำหรับองค์กรขนาดเล็กที่ต้องการความคล่องตัว อาจเริ่มจากการระดมสมองเพื่อกำหนดทักษะย่อยในระดับปฏิบัติการได้ทันที

แต่สำหรับองค์กรขนาดใหญ่ การวางรากฐานจากภาพรวมเชิงกลยุทธ์ถือเป็นสิ่งสำคัญ โดยเริ่มจากการกำหนดสมรรถนะหลักขององค์กร (Core Competency) และสมรรถนะหลักตามสายงาน (Functional Competency) ของแต่ละแผนก แล้วจึงแตกย่อยลงมาเป็นทักษะที่จำเป็นสำหรับพนักงานแต่ละคน

แนวทางนี้จะยกระดับ Skill Matrix จากตารางวัดทักษะทั่วไป ให้กลายเป็น เครื่องมือเชิงกลยุทธ์ ที่เชื่อมโยงการพัฒนาศักยภาพของพนักงานทุกคนเข้ากับเป้าหมายสูงสุดขององค์กรได้อย่างแท้จริง

2. สร้างระบบการให้คะแนน Skill Matrix

หลังจากทราบว่าองค์กรต้องการทักษะใดจากบุคลากรแล้ว ขั้นตอนถัดไปคือการออกแบบระบบการประเมินที่เหมาะสม โดยตัวอย่างที่นิยมใช้ ได้แก่

ระบบคะแนน (Rating Scale) กำหนดระดับคะแนน 1-4 โดยมีความหมายดังนี้

• ระดับ 1: ไม่มีความรู้หรือประสบการณ์
• ระดับ 2: มีความรู้พื้นฐาน แต่ยังต้องการคำแนะนำหรือความช่วยเหลือ
• ระดับ 3: สามารถทำงานได้ด้วยตนเองอย่างอิสระ
• ระดับ 4: มีความเชี่ยวชาญสูง สามารถสอนหรือถ่ายทอดให้ผู้อื่นได้

ระบบรหัสสี (Color Coding) ใช้สีเป็นตัวบ่งชี้ระดับความชำนาญ ดังนี้

• สีเขียว: มีความชำนาญสูง เข้าใจและประยุกต์ใช้ในการทำงานได้เป็นอย่างดี
• สีเหลือง: มีความชำนาญปานกลาง สามารถประยุกต์ใช้ในการทำงานได้บ้าง
• สีแดง: มีความชำนาญต่ำ ไม่สามารถประยุกต์ใช้ในการทำงานได้

3. ประเมินระดับทักษะปัจจุบันของพนักงานแต่ละคน

หัวใจสำคัญของ Skill Matrix คือการประเมินทักษะของพนักงานอย่างเป็นระบบ ซึ่งหลังจากออกแบบเกณฑ์การให้คะแนนแล้ว ขั้นตอนต่อมาคือการรวบรวมข้อมูลโดยอ้างอิงจากเกณฑ์ต่างๆ เช่น ผลการประเมินงานที่ผ่านมา (Performance Review) การประเมินตนเอง (Self-assessment), การประเมินโดยเพื่อนร่วมงาน (Peer Feedback) หรือความคิดเห็นจากหัวหน้างาน (Manager Feedback)

ทั้งนี้ องค์กรไม่จำเป็นต้องใช้ทุกเกณฑ์ในการประเมิน แต่ควรเลือกใช้ประมาณ 2-3 เกณฑ์ที่เหมาะสมและสอดคล้องกับวัฒนธรรมองค์กรมากที่สุด เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่แม่นยำ รวมถึงลดอคติที่อาจเกิดขึ้นได้

4. ใส่ข้อมูลทักษะของพนักงานในตาราง Skill Matrix

เมื่อรวบรวมข้อมูลทั้งหมดเรียบร้อยแล้ว ให้นำมาจัดทำเป็นตาราง โดยกำหนดให้:

• แกนแนวนอน (แกน X): ระบุทักษะที่ต้องการประเมิน
• แกนแนวตั้ง (แกน Y): ระบุชื่อพนักงาน

จากนั้นจึงบันทึกข้อมูลระดับความเชี่ยวชาญและระดับความสนใจของพนักงานแต่ละคนลงในตารางให้สมบูรณ์ นอกจากนี้ เพื่อให้การตีความข้อมูลเป็นไปในทิศทางเดียวกัน ควรแนบคำอธิบายเกณฑ์การให้คะแนน (Rating Scale) กำกับไว้ในตารางอย่างชัดเจนเสมอ

5. นำ Skill Matrix ไปใช้วางแผนพัฒนางานและการฝึกอบรม

หลังจากรวบรวมข้อมูลเสร็จสมบูรณ์แล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการนำข้อมูลมาวิเคราะห์และสังเคราะห์ เพื่อนำผลลัพธ์ไปใช้ในการวางแผนพัฒนาฝึกอบรมบุคลากร ซึ่งอาจจัดขึ้นในรูปแบบของการสัมมนา หลักสูตรออนไลน์ หรือวิธีการอื่นๆ ที่สอดคล้องกับความต้องการของพนักงานแต่ละคน

ตัวอย่าง Skill Matrix ที่ใช้งานได้จริงในองค์กร

หมายเหตุ

• สูง = มีความชำนาญสูง เข้าใจและประยุกต์ใช้ในการทำงานได้เป็นอย่างดี
• กลาง = มีความชำนาญปานกลาง สามารถประยุกต์ใช้ในการทำงานได้บ้าง
• ต่ำ = มีความชำนาญต่ำ ไม่สามารถประยุกต์ใช้ในการทำงานได้

โดยตัวอย่างเกณฑ์การประเมินในตารางนี้ เป็นเพียงแนวทางสำหรับแผนก Content Marketing เท่านั้น ซึ่งแต่ละแผนกสามารถปรับเปลี่ยนทักษะและรายละเอียดให้เหมาะสมกับหน้าที่ความรับผิดชอบของตนเองได้

"ตัวอย่าง Skill Matrix สำหรับทีมการตลาด" แล้วระบุทักษะเป็น "SEO", "Content Writing", "Google Ads", "Social Media", "Data Analysis"

ประโยชน์ของการใช้ Skill Matrix

การใช้ Matrix Skills ช่วยให้สามารถวางแผนพัฒนาศักยภาพของพนักงานได้อย่างตรงจุด ส่งผลต่อการเติบโตอย่างมีประสิทธิภาพขององค์กร โดยมีประโยชน์สำคัญดังนี้

1. การประเมินทักษะของพนักงานอย่างเป็นระบบ

Skill Matrix คือเครื่องมือในการวางแผน ประเมินทักษะของบุคลากรอย่างเป็นระบบ เพื่อวิเคราะห์ให้เห็นถึงศักยภาพและช่องว่างทางทักษะ (Skill Gap) ของพนักงานแต่ละคน ทำให้องค์กรสามารถมองเห็นภาพรวมของทักษะที่มีอยู่ รวมถึงส่วนที่ยังขาดได้อย่างชัดเจน นอกจากนี้ ยังเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้การบริหารจัดการข้อมูลด้านทักษะของบุคลากรเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ

2. วางแผนฝึกอบรมที่ตอบโจทย์ความต้องการของทีม

เมื่อองค์กรสามารถระบุช่องว่างทางทักษะได้อย่างชัดเจนแล้ว จะทำให้สามารถวางแผนพัฒนาบุคลากรและจัดอบรมในทักษะที่จำเป็นได้อย่างตรงจุด ซึ่งไม่เพียงแต่ช่วยให้การพัฒนาบุคลากรมีประสิทธิภาพสูงสุด แต่ยังช่วยประหยัดงบประมาณ รวมถึงทรัพยากรในการฝึกอบรมอีกด้วย

3. ใช้ทรัพยากรบุคคลได้อย่างคุ้มค่าและมีประสิทธิภาพ

Skill Matrix แปลว่าตารางทักษะที่ช่วยให้องค์กรเข้าใจศักยภาพของบุคลากรอย่างเป็นระบบ ซึ่งประโยชน์สำคัญคือช่วยให้การลงทุนพัฒนาทักษะของบุคลากรให้มีความรู้ ความชำนาญในด้านที่องค์กรต้องการนั้นตรงจุดยิ่งขึ้น ทั้งยังช่วยลดค่าใช้จ่ายในการสรรหาบุคลากรใหม่ รวมถึงดึงศักยภาพของพนักงานเดิมมาใช้ให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด

4. ติดตามและวัดผลการพัฒนาของพนักงานได้ง่าย

Skill Matrix (หรือที่บางครั้งเรียกว่า Matrix Skills) ยังสามารถอัปเดตข้อมูลทักษะหรือความสามารถของบุคลากรได้อย่างต่อเนื่อง เพื่อใช้เปรียบเทียบและติดตามผล ทำให้องค์กรสามารถวัดผลการพัฒนาทักษะของพนักงานได้โดยง่าย ซึ่งนำไปสู่การวางแผนจัดอบรมได้อย่างเหมาะสมและมีประสิทธิภาพสูงสุด

โดยสรุปแล้ว Skill Matrix หมายถึง เครื่องมือที่ใช้บันทึกและแสดงภาพรวมความถนัดหรือความชำนาญในทักษะด้านต่าง ๆ ของบุคลากร เพื่อนำมาวิเคราะห์เปรียบเทียบกับทักษะที่จำเป็นต่อการเติบโตของธุรกิจ ซึ่งการทำ Skill Matrix ให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดนั้น องค์กรจำเป็นต้องให้ความสำคัญกับการต่อยอดผลลัพธ์ที่ได้ เพื่อนำไปใช้ในการบริหารจัดการทรัพยากรบุคคลได้อย่างมีประสิทธิภาพ จัดสรรงานได้ตรงตามทักษะความสามารถ และเป็นข้อมูลสำคัญสำหรับการวางแผนกลยุทธ์ด้าน Talent Management ในระยะยาว เพื่อดึงศักยภาพออกมาใช้ได้อย่างเต็มที่

การมีระบบจัดการการเรียนรู้ (ระบบ LMS) ที่ดีจะเข้ามาตอบโจทย์ในส่วนนี้ โดยการออกแบบหลักสูตรอบรม สามารถปรับเปลี่ยนได้ตามข้อมูลทักษะที่องค์กรต้องการอย่างต่อเนื่อง ไม่เพียงแต่จะช่วยสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน แต่ยังช่วยลดค่าใช้จ่ายและเวลาในการสร้างหลักสูตรใหม่ ๆ ได้อย่างมหาศาล

FROG GENIUS ในฐานะผู้เชี่ยวชาญด้าน Educational Solution ซึ่งออกแบบและพัฒนา Learning Management System แบบครบวงจร โดยมี ระบบ e-Learning ที่ใช้งานง่าย เหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องการสร้างหลักสูตรพัฒนาบุคลากรที่สามารถปรับแต่ง (Customized) ให้สอดคล้องกับความต้องการที่เปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ พร้อมด้วยระบบประเมินผลผู้เรียนอย่างต่อเนื่อง ช่วยให้การพัฒนาบุคลากรภายในองค์กรเป็นเรื่องง่ายและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น