SOP คืออะไร รูปแบบและการเขียนอย่างไรให้ถูกต้อง

การทำงานในองค์กรที่มีบุคลากรจำนวนมาก มักเผชิญกับปัญหาการสื่อสารหรือการบรีฟงานที่แม้จะอธิบายไปแล้ว แต่กลับได้ผลลัพธ์ไม่ตรงตามที่คาดหวัง เนื่องจากแต่ละคนอาจมีความเข้าใจในรายละเอียดบางประเด็นแตกต่างกัน เพื่อป้องกันและลดผลกระทบจากความคลาดเคลื่อนเหล่านี้ SOP (Standard Operating Procedure) จึงถูกนำมาใช้เป็นเครื่องมือสำคัญ ทำหน้าที่เป็นคู่มือมาตรฐานที่พนักงานทุกคนสามารถอ้างอิงหรือปฏิบัติตามได้อย่างชัดเจน ส่งผลให้การทำงานเป็นไปในทิศทางเดียวกันอย่างมีประสิทธิภาพ

บทความนี้จะพาคุณมาทำความเข้าใจว่า SOP คืออะไร ตัวอย่างของการเขียน SOP ที่ใช้งานได้จริงมีลักษณะอย่างไร และทำไมเครื่องมือนี้จึงมีความสำคัญต่อหลาย ๆ องค์กร

 

SOP คืออะไร ย่อมาจากอะไร

SOP ย่อมาจาก Standard Operating Procedure คือเอกสารที่ระบุขั้นตอนการทำงานอย่างละเอียดและเป็นลำดับ เพื่อให้พนักงานทุกคนในองค์กรสามารถปฏิบัติงานได้อย่างถูกต้อง เป็นมาตรฐานเดียวกัน ไม่ว่าใครจะเป็นผู้ปฏิบัติงานก็ตาม SOP มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อองค์กร เพราะเป็นเครื่องมือที่ช่วยลดความผิดพลาดในการทำงาน เพิ่มประสิทธิภาพการผลิต รวมถึงยังเป็นแนวทางในการฝึกอบรมพนักงานใหม่ให้สามารถเรียนรู้งานได้อย่างรวดเร็ว

 

ทำไมองค์กรถึงต้องมีการเขียน SOP ให้พนักงาน?

SOP คือหนึ่งในมาตรฐานที่ช่วยให้องค์กรดำเนินงานได้อย่างราบรื่นและมีระบบ โดยมีประโยชน์ต่อการปฏิบัติงานในด้านต่าง ๆ ดังนี้

1. ควบคุมคุณภาพและสร้างมาตรฐาน

SOP ช่วยให้มั่นใจได้ว่าทุกขั้นตอนการทำงานจะเป็นไปตามมาตรฐานที่กำหนด ส่งผลให้สินค้าและบริการมีคุณภาพสม่ำเสมอ ลดความเสี่ยงในการเกิด Human Error นอกจากนี้ ยังช่วยให้พนักงานใหม่เรียนรู้และปฏิบัติงานได้เร็วขึ้น ทำให้การทำงานของทั้งทีมมีความต่อเนื่อง มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

2. ลดเวลาในการฝึกอบรมบุคลากรใหม่

การเขียน SOP ให้เป็นมาตรฐานชัดเจน จะช่วยลดระยะเวลาในการอบรมบุคลากรใหม่ เพราะขั้นตอนต่าง ๆ ถูกกำหนดไว้อย่างเป็นรูปแบบตายตัว จึงไม่จำเป็นต้องเสียเวลาในการอธิบายหรือสอนงานซ้ำไปซ้ำมา อีกทั้งพนักงานใหม่สามารถศึกษารายละเอียดจากเอกสาร SOP และทบทวนซ้ำได้ด้วยตนเอง

3. ถ่ายทอดและรักษาองค์ความรู้

นอกจากนี้ SOP ยังทำหน้าที่เป็นการบันทึกองค์ความรู้ ประสบการณ์ และเทคนิคการทำงานที่ดีที่สุดขององค์กรไว้เป็นลายลักษณ์อักษร ทำให้มั่นใจได้ว่าความรู้เหล่านี้จะไม่สูญหายไปแม้พนักงานจะลาออกหรือเปลี่ยนหน้าที่ไปแล้ว

 

วิธีการเขียน SOP อย่างถูกต้องตามลำดับขั้นตอน

โดยการเขียน SOP ให้สามารถใช้งานได้จริงนั้น ผู้จัดทำควรพิจารณาปัจจัยต่าง ๆ ดังนี้

1. เก็บรวบรวมข้อมูล

รวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับกระบวนการทำงานที่ต้องการสร้าง SOP ทุกขั้นตอนโดยละเอียดจากผู้ปฏิบัติงานจริง เพื่อให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้อง ครบถ้วน และสะท้อนการทำงานจริง

2. เลือกรูปแบบของ SOP

เลือกรูปแบบการนำเสนอ SOP ที่เหมาะสมกับลักษณะงานและผู้ใช้งาน เช่น แบบ Checklist, Hierarchical Steps หรือ Flow Chart หากมี SOP เก่าที่เคยใช้งาน สามารถนำมาประยุกต์ใช้ก่อนเพื่อประหยัดเวลา

3. กำหนดภาพรวมของ SOP

กำหนดวัตถุประสงค์ ขอบเขต และผู้รับผิดชอบของ SOP ให้ชัดเจน ว่าใครดูแลส่วนใด เพื่อลดปัญหาหน้าที่งานทับซ้อนกัน

4. กำหนดกลุ่มพนักงานเป้าหมาย

เนื่องจาก SOP คือเอกสารมาตรฐานสำหรับการปฏิบัติงาน จึงจำเป็นต้องระบุว่าผลิตขึ้นเพื่อพนักงานกลุ่มใด เพื่อให้สามารถใช้ภาษาและระดับความละเอียดของเนื้อหาได้อย่างเหมาะสม

5. เริ่มสร้าง ตรวจสอบ และปรับแก้ SOP ให้สมบูรณ์

เริ่มเขียน SOP ตามข้อมูลและรูปแบบที่กำหนดไว้ จากนั้นให้นำไปทดลองใช้กับผู้เกี่ยวข้อง รวบรวมข้อเสนอแนะ และปรับปรุงแก้ไขจน SOP สมบูรณ์

 

สิ่งที่ต้องพิจารณาในการเลือกเครื่องมือเขียน SOP

การเลือกเครื่องมือที่เหมาะสม ถือเป็นปัจจัยสำคัญที่จะช่วยให้การสร้างและใช้งาน SOP สะดวก มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น โดยควรพิจารณาจากหลายด้านเพื่อให้สอดคล้องกับความต้องการของผู้ใช้งาน ดังนี้

• ง่ายต่อการใช้งาน

เครื่องมือควรมีหน้าตาที่ใช้งานง่าย ไม่ซับซ้อน เพื่อให้พนักงานทุกคนสามารถสร้าง แก้ไข และเข้าถึง SOP ได้สะดวก โดยไม่จำเป็นต้องมีทักษะทางเทคนิคสูง แต่ในขณะเดียวกันก็ต้องมีมาตรการด้านความปลอดภัยที่เพียงพอ เพื่อป้องกันการเข้ามาแก้ไขไฟล์โดยไม่ได้รับอนุญาต

• เข้าใจง่ายไม่ซับซ้อน

ข้อมูลหรือขั้นตอนที่นำเสนอในเครื่องมือ ควรอ่านง่าย เข้าใจได้ทันที อาจมีฟังก์ชันช่วยจัดรูปแบบให้ชัดเจน เช่น การใส่ตาราง รูปภาพประกอบ หรือ Infographic เพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถติดตามขั้นตอนและปฏิบัติตามได้อย่างถูกต้อง รวดเร็ว

• อัปเดตและแก้ไขข้อมูลได้สะดวกรวดเร็ว

เครื่องมือควรมีความยืดหยุ่นในการแก้ไขและอัปเดตข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว เพื่อให้ SOP เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ หากเครื่องมือแก้ไขยากหรือซับซ้อน ข้อมูลที่มีอาจล้าสมัย ส่งผลให้ผู้ปฏิบัติงานเกิดความสับสน หรือไม่สามารถปฏิบัติตามมาตรฐานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ

 

ประเภทและรูปแบบที่นิยมใช้ในการเขียน SOP

รูปแบบของ SOP ที่นิยมใช้มีหลากหลายประเภท ซึ่งแต่ละประเภทจะเหมาะกับลักษณะงานที่แตกต่างกันออกไป ดังนี้

• Checklist

การเขียน SOP แบบ Checklist เป็นหนึ่งในรูปแบบที่พบได้บ่อยที่สุด เหมาะสำหรับงานที่ต้องตรวจสอบความถูกต้องในหลาย ๆ จุด เช่น การตรวจสอบความพร้อมของอุปกรณ์ก่อนการใช้งาน การเช็กรายการสินค้าคงคลัง หรือการตรวจสอบคุณภาพของผลิตภัณฑ์ก่อนส่งมอบ การใช้ Checklist จะช่วยลดความผิดพลาด เพิ่มความแม่นยำ และทำให้มั่นใจได้ว่าทุกขั้นตอนสำคัญถูกดำเนินการครบถ้วนตามมาตรฐานขององค์กร

• Hierarchical Steps

SOP แบบ Hierarchical Steps คือการแบ่งขั้นตอนหลักออกเป็นข้อย่อย ๆ เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานสามารถเข้าใจและติดตามแต่ละขั้นตอนได้ง่ายขึ้น ซึ่งช่วยลดความสับสน ป้องกันข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นจากการละขั้นตอนหรือความเข้าใจผิด เหมาะกับงานที่ต้องทำตามลำดับอย่างเคร่งครัด เช่น การติดตั้งหรือปรับแต่งระบบซอฟต์แวร์ งานด้านบริการลูกค้าที่ต้องตอบสนองตามขั้นตอนมาตรฐาน หรือแม้กระทั่งงานบริหารจัดการเอกสารและอนุมัติที่มีหลายระดับ

• Flow Chart

Flow Chart เป็นเครื่องมือที่เหมาะสำหรับงานที่ต้องการแสดงลำดับขั้นตอนของกระบวนการอย่างชัดเจน พร้อมทั้งเงื่อนไขการตัดสินใจหรือทางเลือกต่าง ๆ ที่ซับซ้อน ช่วยให้ผู้ทำงานหรือผู้ที่เกี่ยวข้องเห็นภาพรวมของกระบวนการทั้งหมดได้ง่าย เข้าใจได้รวดเร็ว สามารถวิเคราะห์ ปรับปรุง หรือวางแผนงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยเฉพาะงานที่มีหลายขั้นตอน หลายฝ่ายเกี่ยวข้อง หรืองานด้านระบบ การผลิต การบริการ และการบริหารโครงการ

 

ตัวอย่างการเขียน SOP

SOP การสร้างเอกสารสำหรับประชุมประจำสัปดาห์

 

---

วัตถุประสงค์: เพื่อให้เอกสารสำหรับประชุมประจำสัปดาห์ถูกจัดเตรียมอย่างเป็นระบบ มีข้อมูลครบถ้วน ถูกต้อง พร้อมใช้งานสำหรับผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน ช่วยให้การประชุมมีประสิทธิภาพและลดความสับสน

ผู้รับผิดชอบ: เลขานุการหรือผู้จัดประชุม

เครื่องมือที่ใช้: Google Docs

 

---

ขั้นตอนการปฏิบัติงาน

1. เปิด Google Docs และสร้างเอกสารใหม่

• เข้าไปที่ Google Docs และสร้างเอกสารใหม่

• ตั้งชื่อไฟล์ตามรูปแบบที่กำหนด เช่น “รายงานการประชุม - [วันที่]” เพื่อให้สามารถค้นหาและจัดเก็บได้ง่าย

2. ระบุหัวข้อและผู้เข้าร่วมประชุม

• เขียนหัวข้อหลักของเอกสาร เช่น “ประชุมประจำสัปดาห์ฝ่ายการตลาด”

• ระบุวันที่ เวลา และรายชื่อผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมด เพื่อให้เอกสารชัดเจนและติดตามได้

3. สร้างวาระการประชุม (Agenda)

• แบ่งหัวข้อหลักตามวาระที่กำหนด เช่น

  • วาระที่ 1: ติดตามความคืบหน้า

  • วาระที่ 2: วางแผนโปรเจกต์ใหม่

  • วาระที่ 3: สรุปผลการประชุม

• สามารถใช้หัวข้อย่อยเพื่อบันทึกรายละเอียดของแต่ละประเด็น

4. เพิ่มข้อมูลประกอบและเอกสารอ้างอิง

• หากมีไฟล์หรือเอกสารอื่นที่เกี่ยวข้อง ให้แนบลิงก์หรือสรุปเนื้อหาเล็กน้อยลงในแต่ละวาระ เพื่อช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมเตรียมตัวล่วงหน้าและลดเวลาในการค้นหาข้อมูล

5. แชร์เอกสารกับผู้เข้าร่วมประชุม

• ตั้งค่าการเข้าถึงให้ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถแสดงความคิดเห็นได้ (Commenter)

• ตรวจสอบสิทธิ์การเข้าถึงก่อนส่งเพื่อป้องกันปัญหาการแก้ไขเอกสารโดยไม่ได้ตั้งใจ

6. แจ้งเตือนผู้เข้าร่วมประชุม

• ส่งอีเมลหรือข้อความแจ้งเตือนว่ามีเอกสารประชุมพร้อมใช้งาน

• ระบุเวลาที่ควรให้ผู้เข้าร่วมตรวจสอบล่วงหน้า เช่น 1–2 วันก่อนประชุม

• แนะนำให้ตรวจสอบเอกสารและเพิ่มความคิดเห็นหรือคำถามล่วงหน้าเพื่อให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้น

 

การทำความเข้าใจว่า SOP คืออะไร และนำไปปรับใช้อย่างเหมาะสม จะช่วยให้องค์กรสามารถออกแบบและพัฒนากระบวนการทำงานให้มีความเป็นระบบและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น อีกทั้งยังสามารถเชื่อมโยงกับระบบ LMS (Learning Management System) เพื่อบันทึกขั้นตอนการปฏิบัติงาน สร้างหลักสูตรอบรม และติดตามความก้าวหน้าของพนักงานได้อย่างต่อเนื่อง ทำให้การเรียนรู้ภายในองค์กรเป็นไปอย่างเป็นระบบ และส่งผลให้บุคลากรมีความสามารถตรงตามมาตรฐานที่กำหนด ซึ่งทั้งหมดนี้จะช่วยเสริมสร้างประสิทธิภาพโดยรวมและนำไปสู่ความสำเร็จขององค์กรในระยะยาว

 

การมี SOP ที่ดีเป็นเพียงจุดเริ่มต้น แต่ความท้าทายที่แท้จริงคือการทำให้ SOP นั้นถูกนำไปใช้อย่างทั่วถึงและวัดผลได้จริง FROG GENIUS ผู้เชี่ยวชาญด้านการพัฒนาและออกแบบระบบ LMS (Learning Management System) ออกแบบให้ใช้งานง่าย เหมาะทั้งสำหรับผู้สอนและผู้เรียน สามารถเชื่อมโยงกับการทำงานตาม SOP ขององค์กรได้อย่างเป็นระบบ ช่วยให้องค์กรสามารถสร้างระบบ e-Learning ที่อ้างอิงจากขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน ทำให้พนักงานสามารถเรียนรู้และฝึกฝนตาม SOP ได้ด้วยตนเอง ทุกที่ ทุกเวลา อีกทั้งเรายังเป็นพันธมิตรที่ช่วยเปลี่ยนเอกสาร SOP ของคุณให้กลายเป็นหลักสูตรฝึกอบที่ใช้งานได้จริง และนอกจากนั้นยังสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการฝึกอบรมให้สอดคล้องกับองค์กรของคุณโดยเฉพาะ ด้วยระบบ LMS ที่ปรับแต่งได้ (Customizable) ของเรา คุณสามารถมั่นใจได้ว่ากระบวนการทำงานที่เป็นมาตรฐานจะถูกถ่ายทอดสู่พนักงานทุกคนอย่างมีประสิทธิภาพและตรวจสอบได้จริง