ในยุคดิจิทัลที่ทุกอย่างเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว องค์กรต่างๆ ต้องการเครื่องมือที่ช่วยให้ทำงานได้อย่างคล่องตัวและมีประสิทธิภาพมากขึ้น SaaS หรือ Software as a Service กลายเป็นทางเลือกที่ได้รับความนิยมสูง สำหรับองค์กรที่ต้องการเข้าถึงซอฟต์แวร์คุณภาพโดยไม่ต้องลงทุนในโครงสร้างพื้นฐานราคาแพง บทความนี้จะพาคุณทำความเข้าใจว่า SaaS คืออะไร ทำไมถึงสำคัญ และองค์กรของคุณจะได้ประโยชน์อย่างไรจากการใช้งาน
SaaS คืออะไร?
SaaS ย่อมาจาก Software as a Service คือรูปแบบการให้บริการซอฟต์แวร์ผ่านอินเทอร์เน็ต โดยผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องติดตั้งหรือดูแลซอฟต์แวร์เอง แต่สามารถเข้าถึงและใช้งานได้ทันทีผ่านเว็บเบราว์เซอร์หรือแอปพลิเคชัน
แทนที่จะซื้อลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์แบบครั้งเดียวและติดตั้งบนเครื่องคอมพิวเตอร์หรือเซิร์ฟเวอร์ขององค์กร SaaS ให้คุณเช่าใช้บริการในรูปแบบรายเดือนหรือรายปี โดยผู้ให้บริการจะดูแลเรื่องการอัปเดต การบำรุงรักษา และความปลอดภัยของระบบให้
ตัวอย่าง SaaS ที่คุณอาจคุ้นเคย
- Google Workspace (Gmail, Google Drive, Google Docs)
- Microsoft 365 (Word, Excel, Teams แบบออนไลน์)
- Salesforce (ระบบบริหารจัดการลูกค้า CRM)
- Zoom (ระบบประชุมออนไลน์)
- FROG GENIUS LMS ระบบ LMS ที่ช่วยจัดการการเรียนรู้และฝึกอบรมพนักงาน
SaaS แตกต่างจากรูปแบบการใช้ซอฟต์แวร์แบบดั้งเดิมอย่างไร?
เพื่อให้เห็นภาพชัดเจนยิ่งขึ้น มาดูความแตกต่างระหว่าง SaaS กับรูปแบบการใช้ซอฟต์แวร์แบบอื่นๆ กัน
จากตารางจะเห็นได้ว่า SaaS มีข้อได้เปรียบที่ชัดเจนในเรื่องของความสะดวก ความยืดหยุ่น และต้นทุนที่ต่ำกว่า ซึ่งเหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องการความรวดเร็วในการนำเทคโนโลยีมาใช้งานและไม่ต้องการลงทุนด้าน IT Infrastructure มากเกินไป
SaaS ทำงานอย่างไร?
การทำงานของ SaaS อาศัยเทคโนโลยี Cloud Computing เป็นพื้นฐาน โดยมีขั้นตอนการทำงานดังนี้
- ผู้ให้บริการเตรียม Infrastructure: บริษัทผู้ให้บริการ SaaS จะเป็นผู้ดูแลเซิร์ฟเวอร์ ฐานข้อมูล และระบบเครือข่ายทั้งหมด โดยติดตั้งไว้บน Data Center ที่มีมาตรฐานสูง
- พัฒนาและดูแลซอฟต์แวร์: ผู้ให้บริการพัฒนาซอฟต์แวร์และปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง รวมถึงดูแลเรื่องความปลอดภัย การสำรองข้อมูล และการอัปเดต
- ผู้ใช้เข้าถึงผ่าน Internet: องค์กรหรือผู้ใช้งานสมัครใช้บริการและเข้าถึงซอฟต์แวร์ผ่านเว็บเบราว์เซอร์หรือแอปพลิเคชันบนอุปกรณ์ต่างๆ โดยไม่ต้องติดตั้งอะไรเพิ่มเติม
- การชำระเงินแบบ Subscription: ผู้ใช้จ่ายค่าบริการเป็นรายเดือนหรือรายปี ตามจำนวนผู้ใช้งานหรือฟีเจอร์ที่เลือกใช้
- การให้บริการและซัพพอร์ต: ผู้ให้บริการมีทีมซัพพอร์ตคอยช่วยเหลือผู้ใช้งาน รวมถึงให้คำปรึกษาและแก้ไขปัญหาต่างๆ
รูปแบบ Multi-tenant ของ SaaS ทำให้ผู้ให้บริการสามารถให้บริการลูกค้าหลายรายบนโครงสร้างพื้นฐานเดียวกันได้ โดยที่ข้อมูลของแต่ละองค์กรจะถูกแยกและรักษาความปลอดภัยอย่างเข้มงวด ส่งผลให้ค่าใช้จ่ายต่อหัวถูกลง และผู้ใช้ได้รับประโยชน์จากการพัฒนาและปรับปรุงระบบอย่างต่อเนื่อง
กรณีศึกษา SaaS กับการพัฒนาบุคลากรในองค์กร
สำหรับ การพัฒนาบุคลากรในองค์กร การใช้ SaaS โดยเฉพาะระบบ LMS (Learning Management System) คือหนึ่งในการลงทุนที่คุ้มค่าในการพัฒนาทักษะพนักงาน
ทำไมต้องเป็น LMS แบบ SaaS?
- เริ่มใช้งานได้ทันที: ไม่ต้องรอติดตั้ง ไม่ต้องจ้างทีม IT มาดูแล
- ปรับแต่งได้ตามองค์กร: สร้างหลักสูตรที่ตรงกับธุรกิจและวัฒนธรรมของคุณ
- วิเคราะห์ผลแบบเรียลไทม์: ดูความคืบหน้าและปรับปรุงเนื้อหาได้ทันที
- รองรับทุกรูปแบบการเรียน: ทั้งออนไลน์ ออฟไลน์ หรือแบบผสมผสาน
ตัวเลขที่บอกว่า LMS กำลังเป็นมาตรฐานใหม่
- มากกว่า 40% ของบริษัท Fortune 500 เลือกใช้ LMS พัฒนาพนักงาน
- พนักงานเข้าถึงหลักสูตรได้ทุกที่ทุกเวลา ส่งเสริมการเรียนรู้ตลอดชีวิต
- HR ติดตามผลและวัดความสำเร็จได้ชัดเจน ช่วยปรับกลยุทธ์ได้เร็วขึ้น
- ในเอเชียและไทย องค์กรเพิ่มงบลงทุน LMS อย่างต่อเนื่อง เพื่อให้พนักงานทันการเปลี่ยนแปลงของตลาด
ทำไมองค์กรถึงควรใช้ SaaS? 7 ข้อดีที่คุณต้องรู้
การเลือกใช้ SaaS ไม่ใช่แค่การทำตามกระแส แต่เป็นการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ที่จะช่วยให้องค์กรสามารถแข่งขันและเติบโตได้อย่างยั่งยืน มาดูกันว่า SaaS มีข้อดีอะไรบ้างที่ทำให้องค์กรต่างๆ หันมาใช้กันอย่างแพร่หลาย
1. ลดต้นทุนค่าใช้จ่าย (Cost Efficiency)
หนึ่งในเหตุผลสำคัญที่สุดที่องค์กรเลือกใช้ SaaS คือการประหยัดค่าใช้จ่าย การใช้ซอฟต์แวร์แบบดั้งเดิม (On-premise) มักต้องใช้เงินลงทุนเบื้องต้นจำนวนมาก ไม่ว่าจะเป็น
- ค่า License แบบถาวร: ซอฟต์แวร์ Enterprise มักมีราคาสูงถึงหลักแสน-ล้านบาท
- ค่า Hardware: ต้องซื้อเซิร์ฟเวอร์ อุปกรณ์เครือข่าย และอุปกรณ์สำรองข้อมูล
- ค่าจ้างทีม IT: ต้องมีบุคลากรดูแลระบบ อัปเดต และแก้ไขปัญหา
- ค่าไฟฟ้าและสถานที่: เซิร์ฟเวอร์ต้องทำงานตลอดเวลาและต้องมีห้องปรับอากาศ
- ค่าอัปเดตและ Maintenance: ต้องจ่ายค่า Support และอัปเกรดเป็นประจำ
ในขณะที่ SaaS ใช้โมเดล Subscription-based ที่จ่ายเป็นรายเดือนหรือรายปี ทำให้
- ไม่ต้องลงทุนเบื้องต้นสูง: จ่ายเฉพาะค่าบริการตามจำนวนผู้ใช้งาน
- ค่าใช้จ่ายคาดการณ์ได้: รู้แน่ชัดว่าแต่ละเดือนต้องจ่ายเท่าไหร่
- ไม่มีค่า Maintenance เพิ่มเติม: ค่าอัปเดตและดูแลระบบรวมอยู่ในค่าบริการแล้ว
- ลดทีม IT ลง: ไม่ต้องจ้างคนเฉพาะมาดูแลระบบ
2. ความยืดหยุ่นสูง (Scalability)
ธุรกิจมีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา บางช่วงอาจมีพนักงานเพิ่มขึ้นจากการขยายธุรกิจ บางช่วงอาจต้องลดขนาด SaaS ตอบโจทย์ความยืดหยุ่นนี้ได้เป็นอย่างดี
- ปรับจำนวนผู้ใช้งานได้ง่าย: เพิ่มหรือลด User License ตามความต้องการจริง
- อัปเกรดแพ็กเกจได้ทันที: เริ่มจากแพ็กเกจพื้นฐาน แล้วค่อยอัปเกรดเมื่อธุรกิจเติบโต
- ไม่มีระยะเวลา Lock-in ยาว: สามารถยกเลิกหรือเปลี่ยนแพ็กเกจได้เมื่อไม่ต้องการใช้
- รองรับการเติบโตแบบ Exponential: ระบบสามารถรองรับผู้ใช้งานจำนวนมากได้โดยไม่ต้องเปลี่ยนโครงสร้างพื้นฐาน
3. เข้าถึงได้ทุกที่ ทุกเวลา (Accessibility)
การทำงานในยุคปัจจุบันไม่จำกัดอยู่แค่ในสำนักงานอีกต่อไป โดยเฉพาะหลังจากสถานการณ์โควิด-19 จากข้อมูลพบว่า 68% ของพนักงานต้องการเรียนรู้และทำงานในสถานที่ทำงาน แต่ก็ต้องการความยืดหยุ่นในการเข้าถึงเครื่องมือและข้อมูลด้วย
SaaS ตอบโจทย์ความต้องการนี้ได้อย่างสมบูรณ์แบบ
- เข้าถึงผ่านอุปกรณ์ใดก็ได้: คอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต หรือสมาร์ทโฟน
- ทำงานจากที่ไหนก็ได้: บ้าน สำนักงาน คาเฟ่ หรือระหว่างเดินทาง
- ข้อมูล Sync แบบ Real-time: ทำงานร่วมกันได้ทันที ไม่ต้องรอส่งไฟล์
- รองรับการทำงานข้ามเขตเวลา: เหมาะกับองค์กรที่มีทีมกระจายอยู่หลายประเทศ
ความสามารถในการเข้าถึงนี้ไม่เพียงแต่เพิ่มความสะดวกสบายให้กับพนักงาน แต่ยังช่วยเพิ่มผลิตภาพ (Productivity) อีกด้วย พนักงานสามารถทำงานต่อได้ทันทีแม้อยู่นอกสำนักงาน และ 89% ของพนักงานต้องการการฝึกอบรมที่มีอยู่ทุกที่ทุกเวลา ซึ่ง SaaS โดยเฉพาะ ระบบ LMS ตอบโจทย์ความต้องการนี้ได้อย่างสมบูรณ์
4. อัปเดตอัตโนมัติ (Automatic Updates)
หนึ่งในปัญหาใหญ่ของการใช้ซอฟต์แวร์แบบดั้งเดิมคือการอัปเดต หลายองค์กรยังใช้ซอฟต์แวร์เวอร์ชันเก่าอยู่เพราะ
- การอัปเดตใช้เวลานาน: ต้องปิดระบบ ติดตั้งใหม่ และทดสอบ
- มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม: บางซอฟต์แวร์คิดค่าอัปเกรดแยก
- กลัวระบบขัดข้อง: การอัปเดตอาจทำให้เกิดปัญหาไม่สามารถใช้งานได้
- ขาดบุคลากรที่มีความรู้: ต้องมีทีม IT ที่เข้าใจระบบในการอัปเดต
SaaS แก้ปัญหานี้ได้หมด
- อัปเดตโดยอัตโนมัติ: ผู้ให้บริการเป็นผู้ดูแล ผู้ใช้งานไม่ต้องทำอะไร
- ไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม: ค่าอัปเดตรวมอยู่ในค่าบริการ
- ได้ใช้ฟีเจอร์ใหม่ทันที: เมื่อผู้ให้บริการเพิ่มฟีเจอร์ ผู้ใช้ได้ใช้ทันที
- ปลอดภัยกว่า: ช่องโหว่ด้านความปลอดภัยถูกแก้ไขอย่างรวดเร็ว
- ไม่มี Downtime: การอัปเดตส่วนใหญ่ทำในช่วงที่ไม่กระทบการใช้งาน
ข้อดีนี้สำคัญมากในยุคที่ภัยคุกคามทางไซเบอร์เพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว การใช้ซอฟต์แวร์เวอร์ชันเก่าเป็นช่องโหว่ที่แฮกเกอร์มักใช้โจมตี SaaS ที่อัปเดตอัตโนมัติช่วยให้องค์กรปลอดภัยกว่าอยู่เสมอ
5. ความปลอดภัยของข้อมูล (Security)
หลายองค์กรกังวลเรื่องความปลอดภัยของข้อมูลเมื่อจัดเก็บบน Cloud แต่ความจริงแล้ว SaaS ที่มีคุณภาพมักมีความปลอดภัยสูงกว่าการเก็บข้อมูลบนเซิร์ฟเวอร์ขององค์กรเองด้วยซ้ำ เพราะ
- Data Center มาตรฐานสากล: ใช้สถานที่จัดเก็บที่ได้รับการรับรอง ISO, SOC 2 และมาตรฐานอื่นๆ
- เข้ารหัสข้อมูล (Encryption): ทั้งตอนส่งข้อมูล (in transit) และจัดเก็บ (at rest)
- การสำรองข้อมูลอัตโนมัติ (Automatic Backup): มี Backup หลายชุด กระจายอยู่หลายสถานที่
- ระบบตรวจจับและป้องกันการบุกรุก: มี Security Team คอยเฝ้าระวัง 24/7
- การอัปเดต Security Patch อย่างสม่ำเสมอ: ช่องโหว่ถูกแก้ไขทันที
- ควบคุมการเข้าถึง (Access Control): ระบบจัดการสิทธิ์การเข้าถึงที่ละเอียด
อย่างไรก็ตาม องค์กรควรตรวจสอบนโยบายความปลอดภัยและมาตรฐานของผู้ให้บริการก่อนตัดสินใจเลือกใช้ รวมถึงตรวจสอบว่ามีการทำ Data Recovery Plan และ Disaster Recovery Plan ที่ชัดเจนหรือไม่
6. ใช้งานง่าย (User-Friendly)
ปัญหาหนึ่งที่องค์กรพบบ่อยเมื่อนำเทคโนโลยีใหม่มาใช้คือ User Adoption ที่ต่ำ พนักงานไม่ยอมใช้ระบบใหม่เพราะซับซ้อนเกินไป หรือต้องใช้เวลานานในการเรียนรู้ จากข้อมูลพบว่า 93% ของพนักงานต้องการการฝึกอบรมที่ทำได้ง่ายและเข้าใจ และ 90% ต้องการการฝึกอบรมที่มีส่วนร่วมและสนุกสนาน
SaaS ส่วนใหญ่ออกแบบมาให้ใช้งานง่าย โดยคำนึงถึง User Experience (UX) เป็นหลัก
- Interface ที่เป็นมิตร: ออกแบบให้ใช้งานง่าย ไม่ซับซ้อน
- ไม่ต้องมีความรู้ด้าน IT เชิงลึก: ผู้ใช้ทั่วไปสามารถเรียนรู้และใช้งานได้เอง
- มี Tutorial และ Guide: มีคู่มือ วิดีโอสอนใช้งาน และ FAQs ที่ครบถ้วน
- Onboarding ที่ดี: มีทีมช่วยแนะนำการใช้งานในช่วงเริ่มต้น
- Support ที่รวดเร็ว: มี Live Chat, Email Support หรือ Hotline ให้ปรึกษา
7. บูรณาการกับระบบอื่นได้ (Integration)
องค์กรส่วนใหญ่ไม่ได้ใช้แค่ซอฟต์แวร์เดียว แต่มีหลายระบบทำงานร่วมกัน เช่น ระบบ HR, ระบบ Payroll, ระบบ CRM, ระบบ LMS เป็นต้น การที่ระบบเหล่านี้สามารถเชื่อมต่อและแลกเปลี่ยนข้อมูลกันได้จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานอย่างมาก
SaaS ส่วนใหญ่มีความสามารถในการบูรณาการสูง
- API (Application Programming Interface): เปิด API ให้เชื่อมต่อกับระบบอื่นได้
- Integration กับเครื่องมือยอดนิยม: รองรับการเชื่อมต่อกับ Google Workspace, Microsoft 365, Slack, Zoom ฯลฯ
- Webhook และ Automation: ตั้งค่าให้ระบบทำงานอัตโนมัติเมื่อเกิดเหตุการณ์บางอย่าง
- Single Sign-On (SSO): ผู้ใช้ล็อกอินครั้งเดียวใช้ได้หลายระบบ
- Data Export/Import ที่ง่าย: สามารถนำข้อมูลเข้า-ออกได้สะดวก
ความสามารถในการบูรณาการนี้สำคัญมากสำหรับองค์กรที่กำลังเปลี่ยนผ่านสู่ยุคดิจิทัล (Digital Transformation) เพราะไม่ต้องทิ้งระบบเก่าทั้งหมด แต่สามารถนำระบบใหม่มาเชื่อมต่อกับระบบเดิมได้ ทำให้การเปลี่ยนแปลงเป็นไปอย่างราบรื่นและไม่กระทบการทำงาน
SaaS หรือ Software as a Service คือรูปแบบการให้บริการซอฟต์แวร์ที่ช่วยให้องค์กรเข้าถึงเทคโนโลยีทันสมัยได้โดยไม่ต้องลงทุนสูง พร้อมความยืดหยุ่นในการปรับขนาด และมีระบบรักษาความปลอดภัยที่น่าเชื่อถือ ทำให้เป็นตัวเลือกที่เหมาะสมสำหรับการพัฒนาองค์กรอย่างยั่งยืน
หากคุณกำลังมองหาโซลูชันพัฒนาบุคลากรที่มีประสิทธิภาพ FROG GENIUS พร้อมเป็นพาร์ทเนอร์ในการออกแบบระบบ LMS แบบ SaaS ที่ครบวงจร ตั้งแต่การให้คำปรึกษา การสร้างหลักสูตรที่ตรงกับความต้องการขององค์กร ไปจนถึงการวัดผลที่ชัดเจน เพื่อสนับสนุนการเรียนรู้และเติบโตของทีมคุณอย่างต่อเนื่อง
