Orientation คืออะไร ทำไมถึงสำคัญกับองค์กร

การรับพนักงานใหม่ ถือเป็นสิ่งที่ทุกองค์กรต้องพบเจออยู่บ่อยครั้ง ในกรณีที่ต้องการบุคลากรเพิ่ม หรือเพื่อทดแทนพนักงานที่ลาออกไป ซึ่งก่อนที่พนักงานใหม่จะเริ่มต้นทำงาน สิ่งหนึ่งที่สำคัญคือ วัฒนธรรมขององค์กร วิสัยทัศน์ พันธกิจ และความเป็นตัวตนของแบรนด์ ยังรวมถึงความรู้ ความเข้าใจในกฎระเบียบ ข้อบังคับ หรือสวัสดิการต่าง ๆ การ Orientation หรือกระบวนการปฐมนิเทศพนักงานใหม่ คือขั้นตอนสำคัญที่ช่วยให้บุคลากรเข้าใจบทบาท หน้าที่ วัฒนธรรมองค์กร และแนวทางการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ ถือเป็นกลไกที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (Human Resource) ไม่ควรมองข้าม เพราะเป็นจุดเริ่มต้นของการสร้างความประทับใจและความผูกพันระหว่างพนักงานกับองค์กร

บทความนี้จะพาคุณมาเจาะลึกว่า Orientation แปลว่าอะไร มีผลต่อการพัฒนาองค์กรอย่างไร รวมถึงเหตุใด HR จึงต้องใส่ใจในการออกแบบกระบวนการนี้ให้เหมาะสมกับยุคสมัยและความต้องการของบุคลากร

Orientation คืออะไร

การปฐมนิเทศ หรือ Orientation คือกระบวนการที่องค์กรใช้ในการต้อนรับและให้ข้อมูลที่จำเป็นแก่พนักงานใหม่ เพื่อช่วยให้พนักงานสามารถปรับตัว พร้อมเริ่มต้นการทำงานได้อย่างราบรื่น มีประสิทธิภาพ โดยทั่วไป การปฐมนิเทศมักจะใช้เวลา 1-2 วันแรกของการทำงาน มักจัดอบรมแบบกลุ่มเมื่อมีพนักงานใหม่เข้ามาร่วมงานหลายคน เพื่อให้เกิดความคุ้มค่าด้านเวลา ช่วยให้พนักงานใหม่มีโอกาสสร้างความสัมพันธ์และรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งขององค์กรได้รวดเร็วยิ่งขึ้น

ตารางสรุปความแตกต่างระหว่าง Orientation และ Onboarding

ประโยชน์ของการ Orientation 

การปฐมนิเทศ หรือ Orientation พนักงานใหม่ มีประโยชน์ต่อทั้งบุคลากรและองค์กรหลายประการ ไม่ว่าจะเป็น

• เพิ่มความผูกพันและสร้างทัศนคติที่ดีต่อองค์กร

การปฐมนิเทศพนักงานใหม่ หรือ Orientation แปลว่า กระบวนการที่ช่วยให้พนักงานใหม่สามารถปรับตัวเข้ากับบทบาท วัฒนธรรม หรือเป้าหมายขององค์กรได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ซึ่งรวมไปถึงขั้นตอน Onboarding ที่ครอบคลุมมากขึ้น

ข้อมูลจากผลสำรวจของ Gallup ชี้ให้เห็นว่า:

• พนักงานที่ได้รับประสบการณ์ Onboarding ที่ดี (ซึ่งครอบคลุมถึง Orientation) มีโอกาสที่จะ มีความพึงพอใจในงานสูงกว่าพนักงานทั่วไปถึง 2.6 เท่า

• ขณะที่พนักงานที่มีส่วนร่วม (Engaged Employees) สูง มีโอกาสที่จะ ลาออกน้อยกว่าพนักงานที่ไม่มีส่วนร่วมถึง 51%

ข้อมูลเหล่านี้สะท้อนให้เห็นว่า Orientation และ Onboarding ไม่ได้เป็นเพียงแค่การปฐมนิเทศเบื้องต้น แต่เป็นรากฐานสำคัญในการสร้าง Employee Engagement หรือ Employee Retention ซึ่งส่งผลโดยตรงต่อการเติบโตและความสำเร็จขององค์กรในระยะยาว

• คลายความเครียดและวิตกกังวล

เมื่อพนักงานใหม่ได้รับข้อมูลที่ชัดเจนเกี่ยวกับกฎระเบียบและแนวทางการปฏิบัติงานจากการ Orientation แปลว่าพวกเขาจะปรับตัวเข้ากับองค์กรได้ง่ายขึ้น ลดความประหม่าลง นอกจากนี้ การแนะนำให้พนักงานใหม่ได้ทำความรู้จักกับเพื่อนร่วมงานยังส่งเสริมให้พวกเขาสามารถเข้ากับทีมได้ดี ซึ่งจะช่วยลดความวิตกกังวลในช่วงแรกของการทำงานได้อย่างมาก

• สร้างความเข้าใจให้เห็นถึงภาพรวม

การทำ Orientation คือกระบวนการที่ช่วยให้พนักงานใหม่เข้าใจภาพรวมขององค์กร ทั้งในด้านการดำเนินงาน วัฒนธรรมองค์กร นโยบาย กฎระเบียบ ขั้นตอนการทำงานที่จำเป็น เพื่อให้สามารถปฏิบัติหน้าที่ได้อย่างถูกต้องและราบรื่น

วิธี Orientation พนักงานใหม่ สำหรับ Human Resource

สำหรับการจัดปฐมนิเทศพนักงานใหม่ให้มีประสิทธิภาพสูงสุด ฝ่ายทรัพยากรบุคคลควรเตรียมการดังนี้

• เตรียมพร้อมเรื่องเอกสาร

ควรจัดเตรียมเอกสารที่จำเป็นสำหรับการทำงานให้พร้อมล่วงหน้า เช่น หนังสือคู่มือ (Handbook) ที่รวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับกฎระเบียบของบริษัท แบบฟอร์มการลา แบบฟอร์มการเบิกจ่าย และเอกสารสำคัญอื่น ๆ การจัดเตรียมเอกสารอย่างเร่งรีบในวันแรกของการทำงาน อาจทำให้เกิดความผิดพลาดหรือตกหล่นได้ง่าย และยังดูไม่เป็นมืออาชีพต่อพนักงานใหม่ที่เข้ามาอีกด้วย

• ประสานงานกับทีมภายในให้พร้อม

ฝ่ายบุคคลควรแจ้งกำหนดการเข้าทำงานของพนักงานใหม่แก่หัวหน้างานและเพื่อนร่วมทีมล่วงหน้า เพื่อให้ทุกคนได้เตรียมพร้อมสำหรับการต้อนรับ รวมถึงจัดเตรียมพื้นที่ทำงานให้เรียบร้อย ซึ่งจะช่วยลดปัญหาด้านการสื่อสาร พร้อมสร้างความประทับใจที่ดีตั้งแต่เริ่มต้นให้กับพนักงานใหม่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

• แจ้งข้อควรปฏิบัติภายในออฟฟิศ

เมื่อพนักงานใหม่มาถึงแล้ว ฝ่ายบุคคลควรชี้แจงนโยบายที่สำคัญให้พนักงานใหม่ทราบอย่างครบถ้วนและชัดเจน เช่น นโยบายการทำงาน สิทธิประโยชน์ สวัสดิการ หรือระเบียบข้อบังคับต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง นอกจากนี้ ควรจัดทำเอกสารในรูปแบบไฟล์ดิจิทัลเพื่อให้พนักงานสามารถทบทวนข้อมูลได้ภายหลัง

• จัดทีมพี่เลี้ยงคอยดูแล

ฝ่ายบุคคลควรประสานงานกับทีมหรือแผนกที่พนักงานใหม่สังกัด เพื่อจัดหาพี่เลี้ยงสำหรับสอนงานและให้คำแนะนำ ซึ่งจะช่วยให้พนักงานใหม่สามารถปรับตัวและปฏิบัติงานให้สอดคล้องกับนโยบายขององค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด การมองข้ามกระบวนการปฐมนิเทศพนักงานใหม่ หรือ Orientation แปลว่า องค์กรกำลังเผชิญกับความเสี่ยงที่พนักงานจะไม่สามารถทำงานได้ตรงตามเป้าหมายที่ต้องการ

ตัวอย่างการ Orientation พนักงานใหม่

การจัดปฐมนิเทศพนักงานใหม่ เป็นขั้นตอนสำคัญที่ช่วยให้พนักงานใหม่ปรับตัวเข้ากับองค์กรได้อย่างรวดเร็ว โดยมีขั้นตอนหลัก รวมถึงตัวอย่าง Orientation พนักงานใหม่ ที่องค์กรมักนำมาปรับใช้ดังนี้

• ต้อนรับและแนะนำองค์กร: ฝ่ายบุคคลควรให้การต้อนรับอย่างเป็นมิตร เพื่อสร้างความประทับใจแรกพบให้กับพนักงานใหม่ พร้อมทั้งแนะนำข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับองค์กร เช่น ประวัติความเป็นมา วิสัยทัศน์ พันธกิจ ค่านิยมหลัก รวมถึงแนะนำให้รู้จักกับผู้บริหารและเพื่อนร่วมงานในทีม เพื่อสร้างบรรยากาศที่อบอุ่น เป็นกันเอง

• แจ้งนโยบายและกฎระเบียบ: อธิบายถึงนโยบาย กฎระเบียบที่สำคัญของบริษัท เช่น ระเบียบการแต่งกาย เวลาเข้า-ออกงาน การใช้อุปกรณ์สำนักงาน รวมถึงนโยบายด้านความปลอดภัยต่าง ๆ เพื่อให้พนักงานใหม่เข้าใจ สามารถปฏิบัติตนได้อย่างถูกต้อง

• บอกข้อมูลด้านผลประโยชน์และสวัสดิการ: แจ้งรายละเอียดเกี่ยวกับสวัสดิการที่พนักงานจะได้รับ เช่น กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ ประกันสุขภาพ วันหยุดพักร้อน โบนัสประจำปี หรือสิทธิประโยชน์อื่น ๆ ที่บริษัทมอบให้ เพื่อสร้างความมั่นใจและแรงจูงใจในการทำงาน

• กระบวนการทางธุรการ: ช่วยเหลือพนักงานใหม่ในเรื่องเอกสารและกระบวนการทางธุรการที่จำเป็น เช่น การเซ็นสัญญาจ้างงาน การเปิดบัญชีธนาคารเพื่อรับเงินเดือน หรือการจัดทำบัตรพนักงาน ซึ่งจะช่วยให้การเริ่มต้นทำงานเป็นไปอย่างราบรื่น

• เยี่ยมชมสถานที่ทำงาน: พาเยี่ยมชมสถานที่ทำงานโดยรอบ แนะนำแผนผังสำนักงาน ห้องประชุม พื้นที่ส่วนกลาง ห้องอาหาร และสิ่งอำนวยความสะดวกต่าง ๆ เพื่อให้พนักงานคุ้นเคยกับสภาพแวดล้อม

โดยสรุปแล้ว การปฐมนิเทศพนักงานใหม่ หรือ Orientation คือกระบวนการสำคัญที่ช่วยให้บุคลากรใหม่เข้าใจภาพรวมและวัฒนธรรมขององค์กรได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งในปัจจุบัน การปฐมนิเทศไม่ได้จำกัดอยู่แค่เพียงการบรรยายในห้องประชุม หรือการกรอกเอกสารจำนวนมากอีกต่อไป เพราะองค์กรจำนวนมากได้นำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยลดภาระงานด้านธุรการที่ซ้ำซ้อนของฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) ทำให้ HR มีเวลาไปมุ่งเน้นกับการสร้างประสบการณ์ที่น่าประทับใจให้กับพนักงานใหม่ได้อย่างเต็มที่ ซึ่งเป็นการวางรากฐานที่แข็งแกร่งสำหรับการทำงานในระยะยาว

ระบบ LMS (Learning Management System) จาก FROG GENIUS ถือเป็นหนึ่งในเครื่องมือสำคัญที่ช่วยลดภาระในการจัด Orientation ในองค์กร โดยนำมาใช้ออกแบบระบบ e-Learning ที่ตอบโจทย์ความต้องการของพนักงานใหม่โดยเฉพาะ ทำให้กระบวนการ Orientation และ Onboarding เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพสูงขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการปรับแก้เนื้อหาได้อย่างง่ายดาย การติดตามความก้าวหน้าของพนักงาน หรือการที่สามารถเข้าถึงเนื้อหาได้จากทุกอุปกรณ์ ช่วยให้พนักงานใหม่สามารถปรับตัวเข้ากับองค์กรได้อย่างรวดเร็ว เรียนรู้ระบบงานได้ตั้งแต่วันแรก และสร้างความมั่นใจในการเริ่มต้นทำงานได้เป็นอย่างดี