ในยุคที่ AI กำลังพลิกโฉมทุกอุตสาหกรรม ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลอย่างก้าวกระโดด องค์กรต่าง ๆ จึงจำเป็นต้องเร่งปรับตัวอย่างต่อเนื่อง เพื่อให้พร้อมรับมือกับความท้าทายใหม่ ๆ และคว้าโอกาสในการเติบโต การพัฒนาบุคลากรให้มีศักยภาพจึงกลายเป็นหัวใจสำคัญในการขับเคลื่อนองค์กรให้ก้าวไปข้างหน้าได้อย่างมั่นคง
นอกเหนือจากการอบรมแบบดั้งเดิม ที่มุ่งเน้นการเรียนภาคทฤษฎี หรือการฝึกอบรมในห้องเรียน On the Job Training หรือ OJT จึงกลายเป็นวิธีที่ตอบโจทย์ ทั้งเรื่องของความยืดหยุ่นของหลักสูตร และมุ่งเน้นเรื่อง Learning by Doing หรือการปฏิบัติเพื่อให้เกิดความเข้าใจ
การอบรมภาคทฤษฎีเพียงอย่างเดียวมักไม่เพียงพอต่อการปฏิบัติงานจริง OJT จึงเป็นแนวทางที่องค์กรใช้เสริม โดยให้พนักงานเรียนรู้จากการปฏิบัติงานจริงภายใต้การดูแลของพี่เลี้ยงหรือผู้เชี่ยวชาญ บทความนี้นำเสนอรูปแบบของ OJT ทั้ง 4 ประเภท แนวทางการเลือกใช้ให้เหมาะกับบุคลากรแต่ละกลุ่ม และ 5 ขั้นตอนการดำเนินงานที่ทำให้การสอนงานวัดผลได้อย่างเป็นระบบ
On the Job Training หรือ OJT คืออะไร?
On the Job Training (OJT) คือ การฝึกอบรมด้วยการปฏิบัติงานจริงภายใต้การดูแลของผู้ฝึกสอน พี่เลี้ยง หรือผู้เชี่ยวชาญ พนักงานได้เรียนรู้จากประสบการณ์จริงและเข้าใจบทบาทหน้าที่ไปพร้อมกัน ทำให้พัฒนาทักษะที่จำเป็นและปรับตัวเข้ากับวัฒนธรรมองค์กรได้เร็วขึ้น
ผลที่ตามมาคือพนักงานมองเห็นภาพรวมของงานไปในทิศทางเดียวกันทั้งทีม
หลักการที่รองรับ OJT คือโมเดล 70-20-10 ของ Center for Creative Leadership สถาบันวิจัยด้านการพัฒนาผู้นำ ซึ่งพบว่าการเรียนรู้ของผู้บริหารเกิดจากประสบการณ์ในงานจริง 70% จากการปฏิสัมพันธ์กับผู้อื่น 20% และจากการอบรมอย่างเป็นทางการเพียง 10% สอดคล้องกับข้อมูลของ ATD (Association for Talent Development) ที่ระบุว่าองค์กรมีชั่วโมงการเรียนรู้อย่างเป็นทางการเฉลี่ยเพียง 13.7 ชั่วโมงต่อคนต่อปีในปี 2024 การเรียนรู้ส่วนใหญ่ของพนักงานจึงเกิดขึ้นที่หน้างาน
On the Job Training หรือ OJT มีกี่ประเภท?
แนวทางการเลือกรูปแบบ: พนักงานใหม่ที่ต้องการการดูแลอย่างใกล้ชิดเหมาะกับระบบพี่เลี้ยง งานที่มีความเสี่ยงสูงควรเริ่มจากการสังเกตการณ์ก่อนลงมือปฏิบัติจริง การพัฒนาบุคลากรให้มีทักษะรอบด้านเหมาะกับการหมุนเวียนงาน ส่วนการรับพนักงานใหม่เข้าทีมนิยมใช้การเรียนรู้ผ่านประสบการณ์จริงในช่วงฝึกงานหรือทดลองงาน
เพื่อการยกระดับทักษะพนักงานอย่างรอบด้าน On the Job Training สามารถแบ่งออกเป็น 4 ประเภทหลัก ซึ่งธุรกิจสามารถนำไปปรับใช้ได้
1. การมีพี่เลี้ยง/ที่ปรึกษา
การมอบหมายให้บุคลากรที่มีประสบการณ์ มาเป็นพี่เลี้ยง คอยดูแล ให้คำปรึกษาอย่างใกล้ชิด ช่วยให้เกิดการถ่ายทอดความรู้จากประสบการณ์จริง รวมถึงแรงบันดาลใจ ในทางกลับกัน พี่เลี้ยงเองก็ยังได้พัฒนา Soft Skill ด้านการสอนไปในตัวด้วย
2. การสังเกตการณ์
การสังเกตการณ์ทำงาน (Job Shadowing) พนักงานจะได้เรียนรู้จากการเฝ้าดูขั้นตอนการปฏิบัติงานจริง โดยมีผู้เชี่ยวชาญสาธิตและอธิบาย เพื่อช่วยให้ปรับตัว พร้อมซึมซับกระบวนการทำงานได้อย่างถูกต้อง และลดความผิดพลาดในอนาคต
3. การหมุนเวียนงาน
การสลับตำแหน่งงาน (Job Rotation) เปิดโอกาสให้พนักงานได้ลองปฏิบัติงานในหน้าที่อื่น ๆ เพื่อเรียนรู้กระบวนการทำงานทั้งหมด พัฒนาทักษะใหม่ ค้นพบความถนัดที่ซ่อนอยู่ และสร้างความสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงานต่างแผนก
4. การเรียนรู้ผ่านประสบการณ์จริง
วิธีที่หลายบริษัทนิยมใช้ เพราะช่วยให้พนักงานใหม่เรียนรู้ได้เร็ว โดยแบ่งออกเป็น 2 รูปแบบ ได้แก่
- การฝึกงานระยะสั้น (Internship): ให้นักศึกษา หรือผู้สนใจได้เข้ามาเรียนรู้กระบวนการทำงานในระยะเวลาสั้น ๆ เพื่อเก็บเกี่ยวประสบการณ์ และนำทฤษฎีที่เคยเรียนมาประยุกต์ใช้ในสถานการณ์จริง
- การฝึกงานด้วยการปฏิบัติ (Probation): การทดลองงานของพนักงานที่ได้รับการว่าจ้าง โดยมีระยะเวลากำหนด ในการปรับตัวให้เข้ากับวัฒนธรรมองค์กร พร้อมแสดงศักยภาพให้เหมาะสมกับตำแหน่ง
On the Job Training (OJT) มีความสำคัญอย่างไรต่อธุรกิจ?
OJT มิใช่เพียงทางเลือกการอบรมที่ช่วยประหยัดงบประมาณ แต่เป็นกลไกถ่ายทอดองค์ความรู้จากบุคลากรที่มีประสบการณ์สู่พนักงานรุ่นใหม่อย่างเป็นระบบ ทุกครั้งที่มีการสอนงาน องค์กรได้พัฒนาทั้งทักษะของผู้เรียนและทักษะการถ่ายทอดของผู้สอนไปพร้อมกัน ซึ่งเป็นการสะสมทุนความรู้ไว้ภายในองค์กรระยะยาว
OJT ไม่ใช่แค่การฝึกอบรมเพียงอย่างเดียว แต่เป็นการลงทุนที่สำคัญต่อการเสริมสร้างศักยภาพบุคลากร เพราะไม่เพียงช่วยให้พนักงานปรับตัวเข้ากับขั้นตอนการปฏิบัติงานได้อย่างรวดเร็ว แต่ยังมีประโยชน์อีกมากมายต่อการพัฒนาบุคลากรขององค์กร
พัฒนาทักษะที่ใช้ได้จริงและตรงจุด
การนำ On the Job Training มาประยุกต์ใช้ ช่วยให้บุคลากรได้เรียนรู้และพัฒนาทักษะที่จำเป็นต่อการทำงานโดยตรงจากสถานการณ์จริง ไม่ว่าจะเป็นการใช้เครื่องมือเฉพาะ การจัดการกับปัญหาที่เกิดขึ้นหน้างาน หรือการทำความเข้าใจกระบวนการทำงานที่ซับซ้อน
เพิ่มโอกาสก้าวหน้าในอาชีพ
OJT ไม่ได้จำกัดอยู่แค่การพัฒนาพนักงานใหม่เท่านั้น แต่ยังเป็นเครื่องมือสำคัญในการพัฒนาบุคลากรปัจจุบันและเปิดเส้นทางสู่ความก้าวหน้าในอาชีพ เนื่องจากสามารถเรียนรู้ทักษะใหม่ ๆ ที่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งงาน หรือทักษะที่จำเป็นสำหรับการเลื่อนตำแหน่ง
ประหยัดต้นทุนและสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่แข็งแกร่ง
OJT ยังช่วยให้องค์กรประหยัดงบประมาณ รวมถึงเวลาในการฝึกอบรมได้อย่างมหาศาล โดยการใช้ประโยชน์จากความรู้ ประสบการณ์ของบุคลากรภายในที่มีอยู่แล้ว นอกจากนี้ การที่พนักงานเก่า-ใหม่ได้ทำงานร่วมกันอย่างใกล้ชิดยังช่วยลดช่องว่างในการทำงาน สร้างความสัมพันธ์ที่ดี ส่งเสริมการช่วยเหลือซึ่งกันและกัน
ยกระดับศักยภาพขององค์กร พร้อมรับมือการเปลี่ยนแปลง
เมื่อพนักงานผ่านการฝึกฝนแบบ On the Job Training แล้ว จะสามารถเข้าใจเป้าหมาย ภาพรวมของงานไปในทิศทางเดียวกัน สามารถทำงานได้อย่างเป็นระเบียบ มีแบบแผน ปรับตัวตามเทคโนโลยี หรือการแข่งขันในตลาดได้อย่างรวดเร็ว
ขั้นตอนการทำ On the Job Training หรือ OJT มีอะไรบ้าง?
- กำหนดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนและวัดผลได้
- วางแผนและออกแบบหลักสูตรตามทักษะของแต่ละคน
- ดำเนินการฝึกอบรมด้วยการสาธิตและลงมือปฏิบัติจริง
- ติดตามและประเมินผลอย่างต่อเนื่อง
- ปรับปรุงหลักสูตรให้ทันสมัยอย่างสม่ำเสมอ
เพื่อให้ OJT ประสบความสำเร็จ และสร้างผลลัพธ์ได้อย่างที่ต้องการ ลองทำตาม 5 ขั้นตอนนี้
1. กำหนดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน วัดผลได้
หัวใจของการทำ On the Job Training ที่ดี เริ่มต้นที่การกำหนดวัตถุประสงค์ที่เฉพาะเจาะจง วัดผลได้ รวมถึงมีกรอบเวลาที่ชัดเจนสำหรับพนักงานแต่ละคนหรือแต่ละกลุ่ม
2. วางแผนและออกแบบหลักสูตร
ศึกษาความรู้ ทักษะ ไปจนถึงประสบการณ์ของแต่ละคนผ่านการสัมภาษณ์หรือทดสอบ รวมถึงความพร้อมขององค์กรในด้านผู้ฝึกสอน การจัดสรรเวลา และการออกแบบหลักสูตรให้ได้ผลตามเป้าหมายที่ต้องการ
3. ดำเนินการฝึกอบรม
ลงมือทำจริงตามแผนที่วางไว้ โดยมีพี่เลี้ยงสาธิตและให้พนักงานใหม่ได้ลงมือปฏิบัติจริง พร้อมให้คำแนะนำ (Feedback) และตอบข้อสงสัย เพื่อเก็บข้อมูลสำหรับการประเมินในครั้งต่อไป
4. ติดตามและประเมินผล
หลังการฝึกอบรม ควรมีการประเมินผล (Assessment)ว่าบุคลากรได้เรียนรู้ตามวัตถุประสงค์หรือไม่ เช่น การทดสอบทักษะ การสังเกตการณ์ หรือการประเมินจากผลงานจริง ที่สำคัญคือต้องติดตามผลอย่างต่อเนื่อง
5. ปรับปรุงและพัฒนาอย่างต่อเนื่อง
หมั่นปรับปรุง On the Job Training (OJT) ให้ทันสมัย ตอบโจทย์ความต้องการของบริษัทอย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้พนักงานได้รับการพัฒนาความสามารถ หรือทักษะที่นำไปใช้ได้จริงในปัจจุบัน สำหรับองค์กรที่ต้องการระบบระเบียบในการอบรมภายใน สามารถศึกษาแนวทาง In House Training เพิ่มเติมได้
จากการทำงานร่วมกับองค์กรไทยหลายแห่ง ทีม FROG GENIUS พบว่าปัจจัยที่ทำให้ OJT ไม่บรรลุผลมักไม่ใช่คุณภาพของการสอน แต่คือการขาดระบบบันทึกและติดตามผล เมื่อข้อมูลว่าผู้ใดผ่านการฝึกหัวข้อใดถูกจัดเก็บในเอกสารกระดาษหรืออยู่กับตัวพี่เลี้ยง องค์กรจะไม่สามารถวัดผลและส่งต่อองค์ความรู้ได้เมื่อบุคลากรลาออก ระบบ LMS ที่บันทึกเส้นทางการฝึกรายบุคคลจึงเป็นเครื่องมือสำคัญในการปิดข้อจำกัดนี้
FROG GENIUS ในฐานะผู้เชี่ยวชาญด้าน Educational Solution ได้พัฒนาระบบ Learning Management System (LMS) แบบ All-in-One ที่รวมระบบ e-Learning และฟีเจอร์การทำ OJT ไว้อย่างครบครัน โดยยึดความต้องการของลูกค้าเป็นศูนย์กลาง (Customer-centric) ช่วยให้องค์กรวางแผนหลักสูตร ติดตาม และประเมินผลการฝึกอบรมของพนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
OJT ย่อมาจากอะไร?
OJT ย่อมาจาก On the Job Training หรือการฝึกอบรมในระหว่างการปฏิบัติงาน จุดที่แตกต่างจากการอบรมทั่วไปคือการเรียนรู้เกิดขึ้นในสถานการณ์ทำงานจริง โดยมีผู้เชี่ยวชาญหรือพี่เลี้ยงดูแลเป็นรายบุคคล
OJT กับ Orientation แตกต่างกันอย่างไร?
Orientation คือการปฐมนิเทศเพื่อแนะนำองค์กร วัฒนธรรม และข้อมูลพื้นฐานในช่วงแรกของการเริ่มงาน ส่วน OJT คือการสอนงานจริงในขั้นถัดมา โดยทั่วไปพนักงานใหม่จะผ่าน Orientation ก่อน แล้วจึงเข้าสู่กระบวนการ OJT เพื่อฝึกทักษะเฉพาะตำแหน่ง
OJT เหมาะกับพนักงานกลุ่มใด?
เหมาะกับพนักงานใหม่ที่ต้องเรียนรู้งานในระยะเวลาจำกัด พนักงานที่โยกย้ายตำแหน่งหรือหมุนเวียนงาน และตำแหน่งที่ต้องใช้ทักษะปฏิบัติหน้างาน เช่น งานผลิต งานบริการ งานขาย รวมถึงการเตรียมความพร้อมของบุคลากรก่อนเลื่อนตำแหน่ง
ควรวัดผล OJT อย่างไรให้เป็นรูปธรรม?
กำหนดเกณฑ์ก่อนเริ่มฝึก เช่น ทักษะที่ต้องปฏิบัติได้ ระยะเวลาที่ใช้ และคุณภาพงานที่ยอมรับได้ จากนั้นวัดผลด้วยการทดสอบทักษะ การสังเกตการปฏิบัติงานจริง และผลงานที่เกิดขึ้น โดยบันทึกผลรายบุคคลไว้ในระบบเพื่อเปรียบเทียบพัฒนาการก่อนและหลังการฝึก
สามารถทำ OJT ผ่านระบบออนไลน์ได้หรือไม่?
ทำได้ในส่วนของการบริหารจัดการ เช่น การมอบหมายหลักสูตร การบันทึกความก้าวหน้า การทดสอบ และการจัดเก็บหลักฐานการฝึกผ่านระบบ LMS ส่วนการฝึกปฏิบัติยังคงต้องดำเนินการที่หน้างานจริง การผสมผสานทั้งสองรูปแบบช่วยให้ติดตามผลได้อย่างเป็นระบบโดยไม่สูญเสียจุดแข็งของการลงมือปฏิบัติ
