ในยุคที่ AI กำลังพลิกโฉมทุกอุตสาหกรรม ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลอย่างก้าวกระโดด องค์กรต่าง ๆ จึงจำเป็นต้องเร่งปรับตัวอย่างต่อเนื่อง เพื่อให้พร้อมรับมือกับความท้าทายใหม่ ๆ และคว้าโอกาสในการเติบโต ไม่ว่าจะเป็นการแข่งขันในตลาด ความต้องการทักษะใหม่ ๆ ที่ AI เข้ามาแทนที่ หรือปัญหาการขาดแคลนคนที่มีความสามารถในการทำงานร่วมกับเทคโนโลยีขั้นสูง การพัฒนาบุคลากรให้มีศักยภาพ จึงกลายเป็นหัวใจสำคัญในการขับเคลื่อนองค์กรให้ก้าวไปข้างหน้าได้อย่างมั่นคง
อย่างไรก็ตาม นอกเหนือจากการอบรมแบบดั้งเดิม ที่มุ่งเน้นการเรียนภาคทฤษฎี หรือการฝึกอบรมในห้องเรียน ที่ต้องจัดสรรทั้งเวลา และสถานที่ On the Job Training หรือ OJT จึงกลายเป็นวิธีที่ตอบโจทย์ ทั้งเรื่องของความยืดหยุ่นของหลักสูตร และมุ่งเน้นเรื่อง Learning by doing หรือการปฏิบัติเพื่อให้เกิดความเข้าใจ
On the Job Training หรือ OJT คืออะไร?
On the Job Training คือ การฝึกอบรมปฏิบัติภายใต้การดูแลของผู้ฝึกสอน พี่เลี้ยง หรือผู้เชี่ยวชาญ พนักงานจะได้เรียนรู้จากประสบการณ์จริง และเข้าใจบทบาทหน้าที่ไปพร้อมกัน ส่งผลให้สามารถพัฒนาทักษะที่จำเป็น ปรับตัวให้เข้ากับวัฒนธรรมองค์กรได้เร็วยิ่งขึ้น รวมถึงมองเห็นภาพรวมของงานไปในทิศทางเดียวกัน
On the Job Training หรือ OJT มีกี่ประเภท?
เพื่อการยกระดับทักษะพนักงานอย่างรอบด้าน On the Job Training สามารถแบ่งออกเป็น 4 ประเภทหลัก ซึ่งธุรกิจสามารถนำไปปรับใช้ได้
1. การมีพี่เลี้ยง/ที่ปรึกษา
การมอบหมายให้บุคลากรที่มีประสบการณ์ มาเป็นพี่เลี้ยง คอยดูแล ให้คำปรึกษาอย่างใกล้ชิด ช่วยให้เกิดการถ่ายทอดความรู้จากประสบการณ์จริง รวมถึงแรงบันดาลใจ ในทางกลับกัน พี่เลี้ยงเองก็ยังได้พัฒนา Soft Skill ด้านการสอนไปในตัวด้วย
2. การสังเกตการณ์
การสังเกตการณ์ทำงาน (Job Shadowing) พนักงานจะได้เรียนรู้จากการเฝ้าดูขั้นตอนการปฏิบัติงานจริง โดยมีผู้เชี่ยวชาญสาธิตและอธิบาย เพื่อช่วยให้ปรับตัว พร้อมซึมซับกระบวนการทำงานได้อย่างถูกต้อง และลดความผิดพลาดในอนาคต
3. การหมุนเวียนงาน
การสลับตำแหน่งงาน (Job Rotation) เปิดโอกาสให้พนักงานได้ลองปฏิบัติงานในหน้าที่อื่น ๆ เพื่อเรียนรู้กระบวนการทำงานทั้งหมด พัฒนาทักษะใหม่ ค้นพบความถนัดที่ซ่อนอยู่ และสร้างความสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงานต่างแผนก
4. การเรียนรู้ผ่านประสบการณ์จริง
วิธีที่หลายบริษัทนิยมใช้ เพราะช่วยให้พนักงานใหม่เรียนรู้ได้เร็ว โดยแบ่งออกเป็น 2 รูปแบบ ได้แก่
- การฝึกงานระยะสั้น (Internship): ให้นักศึกษา หรือผู้สนใจได้เข้ามาเรียนรู้กระบวนการทำงานในระยะเวลาสั้น ๆ เพื่อเก็บเกี่ยวประสบการณ์ และนำทฤษฎีที่เคยเรียนมาประยุกต์ใช้ในสถานการณ์จริง
- การฝึกงานด้วยการปฏิบัติ (Probation): การทดลองงานของพนักงานที่ได้รับการว่าจ้าง โดยมีระยะเวลากำหนด ในการปรับตัวให้เข้ากับวัฒนธรรมองค์กร พร้อมแสดงศักยภาพให้เหมาะสมกับตำแหน่ง เพื่อให้ทั้งองค์กรและพนักงานมั่นใจว่าสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ
On the Job Training (OJT) มีความสำคัญอย่างไรต่อธุรกิจ?
OJT ไม่ใช่แค่การฝึกอบรมเพียงอย่างเดียว แต่เป็นการลงทุนที่สำคัญต่อการเสริมสร้างศักยภาพบุคลากร เพราะไม่เพียงช่วยให้พนักงานปรับตัวเข้ากับขั้นตอนการปฏิบัติงานได้อย่างรวดเร็ว แต่ยังมีประโยชน์อีกมากมาย
-
พัฒนาทักษะที่ใช้ได้จริงและตรงจุด
การนำ On the Job Training มาประยุกต์ใช้ ช่วยให้บุคลากรได้เรียนรู้และพัฒนาทักษะที่จำเป็นต่อการทำงานโดยตรงจากสถานการณ์จริง ไม่ว่าจะเป็นการใช้เครื่องมือเฉพาะ การจัดการกับปัญหาที่เกิดขึ้นหน้างาน หรือการทำความเข้าใจกระบวนการทำงานที่ซับซ้อน สิ่งเหล่านี้ล้วนเป็นทักษะที่หาไม่ได้จากการเรียนรู้เชิงทฤษฎีเพียงอย่างเดียว
-
เพิ่มโอกาสก้าวหน้าในอาชีพ
OJT ไม่ได้จำกัดอยู่แค่การพัฒนาพนักงานใหม่เท่านั้น แต่ยังเป็นเครื่องมือสำคัญในการพัฒนาบุคลากรปัจจุบันและเปิดเส้นทางสู่ความก้าวหน้าในอาชีพ เนื่องจากสามารถเรียนรู้ทักษะใหม่ ๆ ที่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งงาน หรือทักษะที่จำเป็นสำหรับการเลื่อนตำแหน่ง เช่น ทักษะการวิเคราะห์ข้อมูล การทำงานร่วมกับ AI หรือทักษะการบริหารจัดการ ส่วนบุคลากรที่ทำหน้าที่เป็นผู้สอนหรือพี่เลี้ยง ก็จะได้พัฒนา Soft Skill ที่สำคัญต่อการเป็นผู้นำ ไม่ว่าจะเป็นทักษะการสื่อสาร การสอนงาน การให้คำปรึกษา หรือการสร้างแรงจูงใจ เป็นต้น
-
ประหยัดต้นทุนและสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่แข็งแกร่ง
OJT ยังช่วยให้องค์กรประหยัดงบประมาณ รวมถึงเวลาในการฝึกอบรมได้อย่างมหาศาล โดยการใช้ประโยชน์จากความรู้ ประสบการณ์ของบุคลากรภายในที่มีอยู่แล้ว ซึ่งไม่เพียงแต่ลดต้นทุน แต่ยังเป็นการเพิ่มคุณค่าให้กับบุคลากรที่ทำหน้าที่เป็นผู้ถ่ายทอด นอกจากนี้ การที่พนักงานเก่า-ใหม่ได้ทำงานร่วมกันอย่างใกล้ชิดยังช่วย ลดช่องว่างในการทำงาน สร้างความสัมพันธ์ที่ดี ส่งเสริมการช่วยเหลือซึ่งกันและกัน ทั้งยังทำให้เกิดบรรยากาศการทำงานที่เอื้อต่อการเรียนรู้และการเติบโตภายในองค์กร
-
ยกระดับศักยภาพขององค์กร พร้อมรับมือการเปลี่ยนแปลง
เมื่อพนักงานผ่านการฝึกฝนแบบ On the Job Training แล้ว จะสามารถเข้าใจเป้าหมาย ภาพรวมของงานไปในทิศทางเดียวกัน สามารถทำงานได้อย่างเป็นระเบียบ มีแบบแผน ปรับตัวตามเทคโนโลยี หรือการแข่งขันในตลาดได้อย่างรวดเร็ว ส่งผลให้ธุรกิจสามารถเติบโตได้อย่างต่อเนื่องและยั่งยืนในระยะยาว
ขั้นตอนการทำ On the Job Training หรือ OJT มีอะไรบ้าง?
เพื่อให้ OJT ประสบความสำเร็จ และสร้างผลลัพธ์ได้อย่างที่ต้องการ ลองทำตาม 5 ขั้นตอนนี้
-
กำหนดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน วัดผลได้
หัวใจของการทำ On the Job Training ที่ดี เริ่มต้นที่การกำหนดวัตถุประสงค์ที่เฉพาะเจาะจง วัดผลได้ รวมถึงมีกรอบเวลาที่ชัดเจนสำหรับพนักงานแต่ละคนหรือแต่ละกลุ่ม เช่น “ภายใน 2 สัปดาห์ ต้องสร้างแคมเปญโฆษณา Facebook (Campaign Setup) ได้ถูกต้องตาม Checklist บริษัท 100%”
-
วางแผนและออกแบบหลักสูตร
ศึกษาความรู้ ทักษะ ไปจนถึงประสบการณ์ของแต่ละคนผ่านการสัมภาษณ์หรือทดสอบ รวมถึงความพร้อมขององค์กรในด้านผู้ฝึกสอน การจัดสรรเวลา และการออกแบบหลักสูตรให้ได้ผลตามเป้าหมายที่ต้องการ โดยบริษัทอาจทำแบบทดสอบ เพื่อวัดความสามารถว่าอยู่ระดับไหน จากนั้นวิเคราะห์ช่องว่าง (Gap Analysis) แล้วมอบหมายให้หัวหน้าทีมเป็นผู้ฝึกสอน (Trainer/Mentor) หลัก พร้อมแผนการสอนที่ครอบคลุมหัวข้อสำคัญ และทักษะที่พนักงานใหม่ยังขาดหาย
-
ดำเนินการฝึกอบรม
ลงมือทำจริงตามแผนที่วางไว้ โดยมีพี่เลี้ยงสาธิตและให้พนักงานใหม่ได้ลงมือปฏิบัติจริง พร้อมให้คำแนะนำ (Feedback) และตอบข้อสงสัย เพื่อเก็บข้อมูลสำหรับการประเมินในครั้งต่อไป
-
ติดตามและประเมินผล
หลังการฝึกอบรม ควรมีการประเมินผลว่าบุคลากรได้เรียนรู้ตามวัตถุประสงค์หรือไม่ เช่น การทดสอบทักษะ การสังเกตการณ์ หรือการประเมินจากผลงานจริง ที่สำคัญคือต้องติดตามผลอย่างต่อเนื่องเพื่อให้มั่นใจว่าพนักงานนำทักษะและความรู้ไปปรับใช้ได้จริง โดยอาจกำหนดให้มี "Weekly Check-in" ระหว่างหัวหน้าทีมและพนักงานใหม่ เพื่อทบทวน Performance และให้ Feedback ในแต่ละสัปดาห์
-
ปรับปรุงและพัฒนาอย่างต่อเนื่อง
หมั่นปรับปรุง On the Job Training (OJT) ให้ทันสมัย ตอบโจทย์ความต้องการของบริษัทอย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้พนักงานได้รับการพัฒนาความสามารถ หรือทักษะที่นำไปใช้ได้จริงในปัจจุบัน ส่งผลให้งานมีประสิทธิภาพ รวดเร็ว และลดข้อผิดพลาดได้
แม้ว่า OJT คือ หนึ่งในวิธีการเรียนรู้ที่ทรงพลัง แต่ก็ยังมีข้อจำกัดในหลาย ๆ ด้าน เช่น การขาดการติดตามความคืบหน้าอย่างเป็นระบบ ความยากในการจัดเก็บข้อมูลประวัติการฝึกอบรม หากองค์กรของคุณกำลังมองหาเครื่องมือมาช่วยสนับสนุนการวางแผน บริหารจัดการ และการวัดผล OJT อย่างมีประสิทธิภาพ
FROG GENIUS ในฐานะผู้เชี่ยวชาญด้าน Educational Solution ได้พัฒนาระบบ Learning Management System (LMS) แบบ All-in-one ที่รวมระบบอีเลินนิ่ง (e-Learning system) และฟีเจอร์การทำ OJT ไว้อย่างครบครัน โดยยึดความต้องการของลูกค้าเป็นศูนย์กลาง (Customer-centric) ช่วยให้องค์กรวางแผนหลักสูตร ติดตาม และประเมินผลการฝึกอบรมของพนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ พร้อมทีมบุคลากรมากความสามารถ เพื่อขับเคลื่อนองค์กรไปสู่ความสำเร็จอย่างยั่งยืน
